Wat is ERP?

Wat is ERP? Hoe werkt het? En waarom het vinden van de juiste leverancier zo belangrijk is.

Iedere afdeling binnen een onderneming heeft zijn eigen werkwijze. Deze werkzaamheden worden in de meest gevallen ondersteunt door software. Dit kan zo eenvoudig zijn als een Excel sheet waarop de voorraad wordt bijgehouden of zo uitgebreid als een compleet CRM systeem voor de verkopers.

Wanneer een medewerker verkoop de voorraad wilt checken zal deze contact op moeten nemen met iemand uit het magazijn. Deze onderbreekt zijn werkzaamheden, start de computer, checkt de Excel sheet, geeft de aantallen van het product door en gaat verder met waar was hij ook alweer gebleven? Dit kan makkelijker.

Een Enterprise Resource Planning of ERP systeem automatiseert en verbindt bedrijfsprocessen binnen een onderneming. Alle gegevens worden in een centrale database opgeslagen en zijn daardoor toegankelijk voor iedere medewerker.

Hoe werkt een ERP systeem?

Een ERP systeem wordt opgebouwd uit verschillende modules. Iedere module omvat een afdeling van het bedrijf. Zo heeft de afdeling verkoop een aparte module maar ook personeelszaken en de administratie beschikken over een eigen module. Deze modules bevatten functionaliteiten die alleen nodig zijn voor een specifieke afdeling.

Iemand van de afdeling verkoop hoeft geen voorraad te beheren en heeft dus niets aan een functie die hem verteld waar in het magazijn een product zich bevindt. Toch zou het erg handig zijn als de verkoper inzicht heeft in de gegevens van het magazijn, zoals hoeveel er nog van een bepaald product op voorraad is.

Het samenbrengen van de gegevens van deze afdelingen zorgt ervoor dat alle gegevens in één centrale database worden geregistreerd en opgeslagen. Hierdoor zijn de gegevens voor iedereen binnen de onderneming beschikbaar.

Maatwerk

Er zijn voor alle afdeling modules beschikbaar met de bijbehorende functionaliteiten. Er zijn een aantal standaard modules met even standaard functionaliteiten. Het probleem is echter dat een bedrijf nooit standaard is.

Sommige functionaliteiten zijn bij bijna ieder bedrijf nodig. De afdeling personeelszaken zal altijd moeten bijhouden hoeveel ziekte- of verlofdagen iemand heeft opgenomen. Andere functies komen alleen voor bij een bepaalde sector. Een onderneming in de bouw heeft hoogstwaarschijnlijk weinig aan een systeem waar ook een kassa op aangesloten kan worden.

En dan zijn er nog de werkprocessen die zo specifiek zijn dat ze slechts bij één bedrijf worden uitgevoerd. Hier zijn geen standaard functionaliteiten voor en zal er maatwerk aan te pas moeten komen. Deze processen zijn de reden dat het vinden van de juiste ERP leverancier zo belangrijk is. 

De leverancier

De onderneming gaat in samenwerking met de leverancier om tafel. Hier wordt besproken wat de unieke werkzaamheden inhouden en hoe het systeem hen daarbij kan ondersteunen.

Een leverancier met ervaring binnen de sector waar het bedrijf zich in bevind kan hierbij uitkomst bieden. Deze heeft eerder met soortgelijke bedrijven gewerkt en is enigszins bekend met dergelijke processen. Het grote voordeel hiervan is dat de leverancier niet alleen als ontwikkelaar maar ook als adviseur kan optreden. Een onderneming heeft eisen en wensen voor een systeem maar bij een investering van zo’n grote omvang is het goed om met een partij in zee te gaan die meedenkt en aanvult wanneer dat nodig is.