Wat betekent GDPR voor jouw klantgegevens

Aankopen kunnen nu gemakkelijk digitaal en online worden gedaan en de digitale wereld heeft zijn eigen regels. Regels waar we ons allemaal bewust van moeten zijn.

Vanuit bedrijfsoogpunt zijn digitale profielen erg nuttig, omdat klanten meer willen betalen voor een betere ervaring (wat meer winst per klant oplevert).
Cloud technologieën, zoals websitetracking, automatisering, personalisering en Big Data maken dit allemaal mogelijk.

Aan de hand van browsergeschiedenis, status-updates op sociale media, online gelezen artikelen en aangeschafte producten, maken deze nieuwe technologieën profielen aan van een persoon of doelgroep. De profielen kunnen gebruikt worden om online gedrag en toekomstige aankoop mogelijkheden te voorspellen. En dat doet vrijwel iedereen!

Deze nieuwe manier van zaken doen heeft een gigantische markt gecreëerd voor persoonsgegevens; een markt die honderden miljarden euro's waard is.
Hoe specifieker de persoonsgegevens, hoe meer een bedrijf ervoor wil betalen. 

Recht op privacy

Het verzamelen van klantgegevens speelt zich grotendeels op de achtergrond af en jouw klanten merken er meestal niets van. Je kent het waarschijnlijk zelf ook wel. Je bezoekt een website, kijkt even rond, gaat weg en een bepaald product blijft je op internet achtervolgen in de vorm van online advertenties. 
Deze wijze van adverteren staat echter lijnrecht op de opvatting van de Europese Unie dat iedereen recht op privacy heeft, dat iedereen vrij en onafhankelijk is en baas moet zijn over zijn of haar eigen handelingen en besluiten zonder beïnvloeding van buitenaf. Daarom voerde de EU de General Data Protection Regulation (GDPR) of AVG, in om het recht op privacy van burgers te beschermen.

GDPR is een kans, geen bedreiging

De verandering die GDPR teweegbrengt, geeft bedrijven de kans om nog betere relaties met hun klanten op te bouwen, omdat de nieuwe wet een nieuwe invulling geeft aan marketing, sales en klantenservice activiteiten.

GDPR gaat niet over beperkingen of boetes, maar over privacy, beveiliging, transparantie en uiteindelijk vertrouwen. En, geloof het of niet, dat zijn belangrijke punten waarom een particuliere of zakelijke klant een bedrijf kiest.

Wat betekent GDPR voor jouw klantgegevens?

De meeste bedrijven verzamelen gegevens van hun klanten, zoals naam, adres, zakelijk e-mailadres, postcode, interesses, aangeschafte producten en gebruikspatronen.

Er zit een nobele bedoeling achter het verzamelen van persoonsgegevens. Bedrijven willen hun klanten gewoon complementaire producten aanbieden, relevante email-marketingcampagnes sturen en goede klantenservice bieden.

Dit is natuurlijk allemaal goed voor de zaken, maar in het licht van GDPR moet jij je als bedrijf een paar vragen stellen, zoals:

• Waar bewaar je de klantinformatie die je verzamelt?
• Bewaar je klantgegevens op spreadsheets of in e-mailsystemen op verschillende plaatsen?
• Hebben meerdere mensen in jouw bedrijf kopieën van klantinformatie op hun harde schijf staan?

Deze vragen zullen niet allemaal even gemakkelijk te beantwoorden zijn en je zult grote veranderingen moeten doorvoeren in jouw bedrijfsprocessen voor het verzamelen en opslaan van klantgegevens. Zodra je gegevens gaat verzamelen, begint het.

Volgens GDPR moet je bewijzen dat je voor alle informatie die je verzamelt een gegronde reden hebt. Als je bijvoorbeeld een prospect vraagt naar de naam van zijn huisdier, moet er een reden voor zijn of een juridische grondslag zijn om deze informatie in jouw database op te slaan. 

GDPR en je CRM systeem

Alle bedrijven moeten in mei 2018 niet alleen antwoorden hebben op bovenstaande vragen en weten hoe ze moeten omgaan met alle 8 privacy rechten die in GDPR staan, maar ook over een sluitend systeem beschikken voor het opslaan van toestemmingen, partnerovereenkomsten, privacy overeenkomsten en klantgegevens. De persoonlijke klantgegevens die je verzamelt en opslaat, moeten tijdens de hele interactiecyclus beschermd zijn, van prospect tot klant tot het beëindigen van de relatie met een bedrijf.

Kan jouw bestaande CRM oplossing je bij dit alles ondersteunen?

Een CRM systeem dat de juiste GDPR instrumenten heeft kan je helpen om;

• al jouw klantrelaties te beheren, van sales tot marketing en klantenservice
• een gecentraliseerde database op te zetten voor het opslaan van toestemmingen
• het beheer van de persoonsgegevens van jouw klanten te categoriseren en te sturen
• een volledige levenscyclus van persoonsgegevens te beheren, van het registreren van toestemming tot het verwijderen van alle informatie
• ingebouwd incidentbeheer te gebruiken als er sprake is van een inbreuk op de persoonsgegevens
• de transparantie van de persoonsgegevens die je opslaat te controleren en te waarborgen
• gegevens veilig op te slaan volgens de belangrijkste eisen van GDPR en de normen van ISO 27001

We hebben al GDPR-specifieke functionaliteit toegevoegd, zoals toestemmingsbeheer, aanmeldingenbeheer, incidentbeheer en bulkupdate. We lanceren binnenkort nieuwe eigenschappen die alle 8 privacy rechten van GDPR beslaan.