Zo stelt u een roadmap voor een CRM-implementatie op

Ontdek hoe u een roadmap opstelt en wat de voordelen zijn van het gebruik van een roadmap voor uw CRM-implementatie.

Een stappenplan voor een CRM-project vertegenwoordigt uiteindelijk de belangrijkste maatregelen binnen een CRM-implementatie en is de gids voor de succesvolle implementatie van het systeem. Deze roadmap wordt gepresenteerd als een soort tijdlijn en laat zien welke stappen en maatregelen op de verschillende afdelingen op welk tijdstip moeten worden genomen, zodat de algemene en dagelijkse routine in het bedrijf zo min mogelijk wordt verstoord.

In dit artikel willen we de belangrijkste voordelen van een CRM-roadmap bekijken en de verschillende stappen benadrukken om er een te maken. Bij de introductie van een CRM-systeem moet rekening worden gehouden met verschillende factoren, omdat een dergelijk systeem altijd een serieuze verlaging van de manier waarop een bedrijf werkt vertegenwoordigt.

Veel verschillende afdelingen moeten met het systeem werken en verschillende processen veranderen aanzienlijk. Zonder de juiste voorbereiding en een bijbehorend plan kan er op veel plaatsen veel misgaan. Daarom moeten bedrijven van tevoren precies plannen wanneer, op welke afdelingen en in welke mate de implementatie in de praktijk moet plaatsvinden.

Roadmap helpt met een overzicht

Uiteindelijk helpt een stappenplan om een soepele en goed getimede implementatie te implementeren. Dit omvat een overzicht van de belangrijkste geplande projecten van de komende periode in het CRM-raamwerk voor oriëntatie en communicatie tussen het management, het bestuur en de medewerkers. De roadmap biedt ook een actieplan om het CRM-systeem continu te verbeteren, zodat het uiteindelijk voldoet aan de eisen van het bedrijf.

Een stappenplan verbetert ook de communicatie tussen alle actoren en maakt een gemeenschappelijk beeld van de te bereiken doelen mogelijk. Een stappenplan kan ook worden gebruikt om bestaande zwakke punten in het huidige systeem te identificeren en te kijken naar de specifieke succesfactoren in klantrelatiebeheer in een bedrijf. Het budgetteringsproces wordt ook gedetailleerd weergegeven en dient als basis voor de kosten van het hele project.

Hoog risico zonder roadmap

Zonder een weloverwogen CRM-roadmap is de kans op zeer dure implementatiefouten zeer groot, wat betekent dat het CRM-systeem niet naar wens kan worden gebruikt. In het volgende willen we nader bekijken hoe een dergelijke roadmap kan worden gemaakt.

Voor een succesvolle CRM-roadmap is het zinvol om de vereisten voor het CRM-systeem in drie verschillende gebieden te verdelen, namelijk "Algemene functies", "Unieke functies" en in "Nieuwe functies".

Gemeenschappelijke functies

Algemene functies zijn alle functies die duidelijk zijn gericht op operationele efficiëntie of standaardisatie. Deze functies zijn van fundamenteel belang om kernbedrijfsprocessen binnen een bedrijf in kaart te brengen. Deze functies zijn zo universeel dat ze ook worden behandeld in de meeste CRM-systemen van andere providers en kunnen meestal worden geïmplementeerd met zeer eenvoudige en enkele aanpassingen. Deze omvatten bijvoorbeeld contactbeheer, leadbeheer of berekening van prijzen en aanbiedingen.

Unieke functies

Speciale, unieke functies zijn alle functies die bepaalde bedrijfsprocessen of branche specifieke vereisten dekken. Met deze functies behalen met name middelgrote ondernemingen een concurrentievoordeel ten opzichte van hun concurrenten op de markt. Ze weerspiegelen de best practices in hun branche en kunnen worden geconfigureerd om aan specifieke zakelijke behoeften te voldoen. Er zijn bijvoorbeeld speciale oplossingen van derden op de markt die zijn ontwikkeld om een specifiek proces te automatiseren. Deze functies omvatten bijvoorbeeld beheer van sociale media of verkoopanalyse.

Nieuwe functies

Nieuwe functies omvatten al die functies die ad hoc zijn gemaakt om aan nieuwe zakelijke vereisten te voldoen. Met deze experimentele functies kunnen bedrijven nieuwe ideeën testen en toekomstige concurrentievoordelen behalen. Deze functies zijn volledig nieuw voor het bedrijf en zijn meestal zo specifiek dat ze alleen relevant zijn voor een bepaald gebied in het bedrijf. 

Maak een stappenplan

Hoe kunt u deze indeling gebruiken om een concreet stappenplan te maken? Nu alle te implementeren functies in deze categorieën zijn onderverdeeld, geeft u alle functies een deadline en de verwachte kosten voor de betreffende functie. Hier wordt ook prioriteit aan gegeven. Welke functies moeten direct beschikbaar zijn, welke kunnen erachter worden gezet en welke functies moeten in de toekomst worden geïmplementeerd?

Hierdoor ontstaat een overzicht van alle functies die moeten worden geïmplementeerd, waarbij naast de kosten ook de tijdsdimensie wordt behandeld. Dit betekent dat alle betrokken actoren weten wanneer ze welke stappen moeten nemen. Er wordt ook rekening gehouden met welke afdelingen de capaciteiten tonen om een nieuwe manier van werken te introduceren en wanneer ze bezig zijn met andere projecten.

Stap voor stap naar een succesvolle CRM-implementatie

Met een goed doordachte en gedetailleerde CRM-roadmap beschikt u over een concreet, samenhangend plan dat kan worden gebruikt om ervoor te zorgen dat alle functies van het CRM-systeem winstgevend worden gebruikt. Met een introductie gaan veel functionaliteiten vaak verloren, omdat in eerste instantie alleen de basisfuncties worden gebruikt. Dan betaal je onnodig veel voor functies die je waarschijnlijk nooit gebruikt. Het is daarom altijd raadzaam om geleidelijk speciale functies te implementeren, zodat werknemers kunnen wennen aan de gebruikersinterface en de algemene functionaliteit van het systeem.

Het gebruik van de speciale functies creëert het beslissende concurrentievoordeel dat beslissend was voor de beslissingen om een nieuw CRM-systeem te implementeren. Planning en voorbereiding voor een CRM-project is cruciaal voor het succes van het hele project. Om u te onderscheiden van de concurrentie, heeft u de optimale inbedding van functies nodig die een echt voordeel creëren. Als je ze uiteindelijk niet genoeg gebruikt, verandert het vermijdbare voordeel in het tegenovergestelde, omdat je kosten verspilt.