Wat is een Point of Sale (POS)?

De functies en voordelen van de interactie tussen uw kassa- en CRM-systeem.

Bedrijfssoftware kan pas echt zijn volledige potentieel ontwikkelen als het naadloos en volledig is geïntegreerd in de bestaande IT-infrastructuur van het bedrijf. Add-ons, interfaces en overige verbindingen die data-uitwisseling tussen verschillende systemen mogelijk maken, zijn van groot belang voor de waarde die bedrijfssoftware kan leveren. 

De koppeling tussen CRM-software en het kassasysteem speelt een bijzonder belangrijke rol met het oog op klantrelatiebeheer (CRM). Wij kijken in dit blog daarom ook naar de voor- en nadelen van kassa software. 

Inhoudsopgave

• Wat is een POS?
  • Servicepunt vs. verkooppunt
• De voordelen van een kassasysteem
• De mogelijke nadelen van een POS
  • Verandermanagement
  • De kosten
• Welke functies heeft een kassasysteem?
• De interactie tussen het POS en CRM
  • Een voorbeeld: klantloyaliteit
• Wat kost een kassasysteem?

Wat is een POS?

POS staat voor ‘Point of Sale’, maar soms ook voor het synoniem ‘Point of Service’. Beide termen omschrijven echter hetzelfde principe. Er zitten kleine verschillen tussen de twee, maar in de praktijk zijn deze minimaal. In onze taal is het natuurlijk veel beter bekend als het kassasysteem of verkooppunt. 

Servicepunt vs. verkooppunt

Point of Service-systemen bestrijken het gehele proces van een bestelling: van de initiële order tot aan de uiteindelijke ontvangst. Het Point of Sale beperkt zich echter tot het proces van de verkoop zelf. Het POS-systeem is één van de meest herkenbare items in elke winkel: het is namelijk de digitale kassa. Point of Service-systemen komen vaker voor in bijvoorbeeld de horeca, waarin men de bestellingen per tafel beter kan bijhouden.

De voordelen van een kassasysteem

Bedrijven kunnen vanzelfsprekend vele voordelen halen uit het gebruik van een kassasysteem. Voor de meeste winkels is de overstap naar een digitaal kassasysteem simpelweg onvermijdelijk.

Klanten willen tegenwoordig zo snel mogelijk geholpen worden en dit is vele malen beter te realiseren met een digitaal systeem. Naast de vraag om innovatie en digitalisering zijn er nog veel meer andere voordelen verbonden aan de aanschaf van een kassasysteem. Deze omvatten onder meer:

• Het verschaffen van een 360-graden beeld van klanten.
• Gepersonaliseerde klantervaringen.
• Analysemogelijkheden die gebruikt kunnen worden voor persoonlijke aanbiedingen.
• Betaling via mobiele apparaten.
• Het vergroten van winstmarges.
• Het beveiligen en bewaren van gevoelige klantgegevens. 

De mogelijke nadelen van een POS

De introductie van een nieuw softwaresysteem brengt altijd bepaalde uitdagingen met zich mee. Eigenlijk moeten ze niet eens als ‘nadeel’ bestempeld worden, maar als iets dat altijd overwonnen kan worden. De voordelen van het systeem wegen immers vele malen zwaarder dan de nadelen. De risico’s die met de implementatie gepaard gaan, kunnen geminimaliseerd worden dankzij een gedetailleerde planning en een gedegen voorbereiding. 

Verandermanagement

De introductie van nieuwe software gaat altijd gepaard met een gewenningsperiode bij de uiteindelijke gebruikers. Niet iedereen gaat makkelijk met verandering om. Maar zolang de medewerkers in een vroeg stadium betrokken worden en voorzien worden van training en instructies, dan is men veel meer bereid om met het nieuwe systeem aan de slag te gaan. 

De kosten

Alles kost geld; nieuwe software vormt hierin dan ook geen uitzondering op de regel. Voor sommige bedrijven is dit logischerwijs een struikelpunt, zeker als de voordelen van het nieuwe systeem niet volledig duidelijk zijn.

Het is daarom van cruciaal belang om goed onderzoek uit te voeren en te beseffen dat software een investering is. De middelen die op de langere termijn bespaard worden, zijn het namelijk dubbel en dwars waard. Daarnaast draagt het ook bij aan de klant- en medewerkerstevredenheid, omdat het afrekenproces efficiënter wordt ingericht. 

Welke functies heeft een kassasysteem? 

Zoals gezegd is er een verschil tussen het Point of Sale en Point of Service-systeem, vooral wat betreft de functies. De laatstgenoemde is wat uitgebreider, maar veel Point of Sale-systemen kunnen uiteindelijk relatief eenvoudig worden opgewaardeerd tot een compleet Point of Service-systeem. POS-oplossingen omvatten doorgaans de volgende functionaliteiten:

• Het registreren van het bestelproces.
• Klantspecifieke processen die verder gaan dan het bestelproces, bijvoorbeeld het reserveren van een tafel.
• Orderverwerking, bijvoorbeeld het afdrukken van de bon.

De interactie tussen het POS en CRM

Alles valt of staat in dit digitale tijdperk met data. Kwalitatieve en relevante data kan van onschatbare waarde zijn voor bedrijven. Maar om deze hoge kwaliteit aan te kunnen houden, moeten alle systemen zo volledig mogelijk en in realtime met elkaar in verbinding staan.

Alleen op die manier zorgt men ervoor dat alle gegevens altijd en overal beschikbaar zijn. Voor kassasysteem-software is de koppeling met het CRM-systeem bijzonder belangrijk.

Lees ook: “Alles over het Retail CRM: onmisbaar voor de detailhandel”

Een voorbeeld: klantloyaliteit

Hierdoor is men bijvoorbeeld in staat om klantloyaliteit-programma's te initiëren en beheren. Het systeem leest namelijk niet alleen bij iedere transactie de klantenkaart waarmee men spaarpunten kan verzamelen, maar het verzamelt tevens waardevolle informatie over de voorkeuren en het koopgedrag van de klant. Deze informatie kan vervolgens worden toegepast om de klant in de toekomst te benaderen met gepersonaliseerde aanbiedingen. 

Wat kost een kassasysteem?

Deze vraag kent eigenlijk geen eenduidig antwoord. De kosten zijn immers afhankelijk van verschillende factoren, die doorgaans per leverancier verschillen.

Doorgaans worden kassasystemen aan klanten beschikbaar gesteld als licentie voor één gebruiker, of in de vorm van een abonnement. Prijzen worden dan vastgesteld aan de hand van bijvoorbeeld het aantal modules, of de grootte van de onderneming. Als men voor een systeem in de cloud kiest, dan worden hier bijvoorbeeld ook maandelijkse kosten in rekening gebracht.