Een papierloos kantoor met behulp van CRM-software

CRM-software met een geïntegreerd DMS stelt u in staat om te transformeren naar een ‘paperless office’.

Het is voor veel bedrijven al enige tijd een doelstelling om een ‘papierloos kantoor’ te worden. En hoewel deze (digitale) transformatie voor velen in volle gang is, staan er ook nog veel bedrijven aan het begin van hun inspanningen. Veel processen worden nog handmatig en analoog afgehandeld, maar daar moet men in dit tijdperk van digitalisering toch echt van af gaan stappen. Veel bedrijven hebben hier echter moeite mee, of missen simpelweg de expertise of middelen om afscheid te nemen van papier. 

Een DMS (Document Management Systeem) kan een snelle en efficiënte uitweg bieden. Wij kijken daarom in dit blog naar de potentie van een DMS en laten zien hoe bedrijven de digitale transformatie in gang kunnen zetten door het CRM en DMS aan elkaar te koppelen.

Inhoudsopgave

• Wat is een papierloos kantoor?
• De voordelen van een paperless office
• Een papierloos kantoor met CRM-software
• DMS en papierloos werken: 5 belangrijke functies
• De implementatie van het papierloze kantoor
• Conclusie: een papierloos kantoor met CRM en DMS

Wat is een papierloos kantoor?

Papierloos werken of een papierloos kantoor omschrijft de manier waarop bedrijven actief bezig zijn met het vermijden van documentatie in papieren vorm. Gegevens en/of informatie worden dus uitsluitend, of in ieder geval zoveel mogelijk, in elektronische vorm verzameld en bewaard. Dat betekent dat gegevens uit bestaande processen digitaal worden opgeslagen en verwerkt, maar ook dat bestaande analoge gegevens worden gedigitaliseerd, zodat ze kunnen worden opgeslagen in een elektronisch systeem. 

De voordelen van een paperless office

Er zijn een aantal redenen om over te stappen op een paperless office. Laten we de belangrijkste voordelen eens op een rij zetten.

• Minder arbeidsintensief: men hoeft niet langer alle informatie handmatig vast te leggen, waardoor ze flink wat tijd en moeite besparen. Dit vergroot niet alleen de efficiëntie van hun werkzaamheden, maar is op de langere termijn ook nog eens kostenbesparend. 
• Impact op het milieu en het kostenplaatje: een papierloos kantoor draagt bij aan het verkleinen van de ecologische voetafdruk van het bedrijf. Ook niet geheel onbelangrijk: de continue aanschaf van papier en inktcartridges brengt op jaarbasis flink wat kosten met zich mee.
• Ruimtebesparend: archiefkasten nemen vaak veel ruimte in beslag. Ruimte die men misschien wel veel beter zou kunnen benutten.
• Vindbaarheid van documenten: tot slot wordt ook de vindbaarheid van een document aanzienlijk vergroot dankzij de overstap naar een papierloze werkwijze. Digitale zoekfuncties zorgen ervoor dat men bepaalde documenten binnen een paar seconden tevoorschijn kan toveren. Het vergroot eveneens de onderlinge transparantie: medewerkers kunnen makkelijker informatie uitwisselen en zijn altijd op de hoogte van de huidige stand van zaken.

De omschakelperiode

Natuurlijk moet de overgang van een analoog naar een papierloos kantoor niet worden onderschat. Voor de werknemers is het vaak een drastische verandering: de manier waarop ze gewend zijn om te werken, zal namelijk volledig worden omgegooid.

Strategisch verandermanagement is dus een vereiste. Medewerkers moeten zo vroeg mogelijk in het project worden betrokken en een actieve rol spelen in de transitie. Zo zullen ze de meerwaarde van een papierloos kantoor sneller inzien en ervaren ze het niet als een dwangmaatregel. 

Een papierloos kantoor met CRM-software

Om het papierloze kantoor uiteindelijk werkelijkheid te laten worden, moet men idealiter al beschikken over een solide IT-landschap. Een CRM-systeem met een geïntegreerd Document Management Systeem (DMS) is een goed uitgangspunt. Natuurlijk zullen veel bedrijven ook in het bezit zijn van een ERP-systeem, maar wij focussen ons nu vooral op de link tussen Customer Relationship Management en het DMS. Dit laat dus wel zien dat onderlinge verbindingen tussen de verschillende softwaresystemen in het bedrijf van cruciaal belang zijn. 

DMS en papierloos werken: 5 belangrijke functies

Nu de voordelen van het papierloze kantoor bekend zijn, is het tijd om te kijken naar concrete functies van DMS-software. We zullen hierbij ook kijken naar de relevantie van een koppeling tussen het CRM en DMS.

1 | Mappen en zoekfuncties

Het gebruik van een DMS ondersteunt de gestructureerde opslag van documenten op een centrale locatie. Met behulp van zoekfuncties kunnen individuele documenten veel sneller worden gevonden. Ieder document heeft immers zijn eigen kenmerken waarop het gevonden kan worden; bijvoorbeeld bepaalde woorden binnen het document.

2 | Audit-proof opslag

Daarnaast helpt het DMS bedrijven om te voldoen aan wettelijke eisen. De belangrijkste eisen gaan over het bewaren van privacygevoelige gegevens. Deze mogen slechts voor een bepaalde tijd worden opgeslagen; automatisering in het DMS zorgt ervoor dat deze termijnen worden nageleefd. Maar ook als een klant bijvoorbeeld vraagt of bepaalde gegevens verwijderd kunnen worden, dan is dit binnen een paar klikken geregeld.

3 | Versiebeheer

Versiebeheer zorgt ervoor dat er altijd één geldige versie van een document beschikbaar is voor medewerkers. Deze versie zal dan altijd de meest recente zijn; iedere wijziging die wordt aangebracht, is direct inzichtelijk voor alle betrokkenen. Hierdoor weet men precies wat er voor het laatst is gewijzigd, en wanneer. Als een klant bijvoorbeeld contact opneemt over de huidige staat van een bepaalde casus, dan kunnen alle medewerkers dit snel en gemakkelijk inzien. 

4 | Optische tekenherkenning (OCR)

Deze functie komt vooral van pas wanneer de bestaande papieren documenten gedigitaliseerd moeten worden. Optical Character Recognition scant niet alleen het document, maar legt het ook daadwerkelijk als elektronisch document vast. Zo kan men bijvoorbeeld ook op zoek naar bepaalde tekst in het document, dat ooit van papier was.

Dit is vooral prettig wanneer een klant bijvoorbeeld ooit een papieren contract heeft ondertekend. Zodra het document volledig is verwerkt met behulp van de OCR-software, kan men in het DMS alsnog zoeken op bepaalde gegevens uit het contract.

5 | Overdracht van rechten

Tot slot heeft niet iedere medewerker toegang tot alle documenten nodig. In het DMS-systeem kan men eenvoudig rechten en rollen toewijzen, zodat werknemers alleen toegang hebben tot de documenten die zij daadwerkelijk voor hun werk nodig hebben. Zo worden privacygevoelige gegevens zo veel mogelijk beschermd maar vergroot het ook de gebruiksvriendelijkheid van het systeem; men krijgt alleen maar te zien, wat ze ook daadwerkelijk nodig hebben. 

De implementatie van het papierloze kantoor

Tot dusverre klinkt dat dus allemaal goed. Maar hoe kunnen bedrijven dit papierloze kantoor nu daadwerkelijk realiseren? Hoe zorgt men ervoor dat papierloos werken wordt geaccepteerd door het personeel en dat het een vast onderdeel wordt van de bedrijfscultuur?

Het antwoord op deze vraag begint met een stappenplan, een waarin u uw eigen personeel vanaf het begin betrekt. De volgende stappen schetsen een beeld van de manier waarop het papierloze kantoor voor u tot stand zou kunnen komen. 

1 | Een projectplan

Alles begint met het bedenken van een gedegen plan. Het is belangrijk om de huidige stand van zaken te analyseren en te identificeren welke analoge processen op dat moment nog bestaan. Op basis van deze analyse kunnen vervolgens concrete doelstellingen worden geformuleerd en zo komt het projectplan uiteindelijk tot stand.

2 | Krijg het personeel aan boord

Vervolgens is het zaak om het personeel mee te krijgen. Dit moet al tijdens de planningsfase gebeuren, omdat ze in een vroeg stadium moeten begrijpen waarom er behoefte is aan deze omschakeling. Zodra ze de voordelen van het papierloze kantoor inzien, zullen ze veel sneller overtuigd zijn en beter meewerken.

3 | Hard- en software

Vervolgens is het tijd om op zoek te gaan naar de juiste hard- en software. Ieder bedrijf heeft zijn eigen vereisten als het hierop aankomt; de keuze van het licentiemodel is daarom ook erg belangrijk. Veel bedrijven geven tegenwoordig de voorkeur aan een cloud-oplossing, maar ook on-premise systemen komen nog veelvuldig voor. In dit selectieproces is het natuurlijk ook belangrijk om te kijken naar de uiteindelijke interfaces: eventuele DMS-software moet natuurlijk wel gekoppeld kunnen worden aan bestaande ERP- en CRM-oplossingen.

4 | Definieer structuur

Veel DMS-oplossingen komen al met een vooraf gedefinieerde mappenstructuur. Deze kunt u vervolgens aanpassen aan uw eigen situatie/voorkeuren. Uiteraard is het belangrijk dat de mappenstructuur logisch en transparant wordt ingericht, zodat alle betrokkenen hier eenvoudig mee aan de slag kunnen gaan.

5 | Regels

Tot slot moet men concrete instructies voor het gebruik van het systeem vastleggen. Van de benaming van documenten, tot aan het wijzigen en doorsturen: het is belangrijk dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht, en aan welke spelregels ze zich dienen te houden. Het is tevens belangrijk dat de naleving hiervan regelmatig wordt gecontroleerd. 

Conclusie: een papierloos kantoor met CRM en DMS

Een papierloos kantoor is iets dat alle bedrijven (zo veel mogelijk) zouden moeten nastreven. Het is wel belangrijk om te beseffen dat het een flinke onderneming is die invloed zal hebben op alle processen binnen het bedrijf. Het is daarom belangrijk dat het personeel zo vroeg mogelijk bij het proces betrokken wordt; zij zullen de gevolgen namelijk iedere dag het meeste voelen. 

Daarnaast moet ervoor gezorgd worden dat er wordt gekozen voor een systeem dat bij het bedrijf en diens medewerkers past. Het is belangrijk dat het Document Management Systeem (DMS) alle documentbeheer-processen softwarematig in kaart kan brengen, maar net zo belangrijk is de uiteindelijke verbinding met andere systemen, zoals het CRM of ERP.