Is een on-premises CRM geschikt voor zelfstandigen?

Ontdek waarom ook deze ondernemers kunnen profiteren van een CRM-systeem en of een on-premises oplossing interessant is.

Freelancers en start-ups gaan er soms nog weleens ten onrechte van uit dat een CRM-systeem niet voor hen is weggelegd. In sommige gevallen ontbreekt het aan kennis over de software, maar velen denken ook dat hun processen simpelweg niet uitgebreid genoeg zijn om deze softwarematig in kaart te laten brengen. Wij willen in dit blog kijken naar deze veronderstelling en achterhalen of deze terecht is. 

Inhoudsopgave

• Wat doet een CRM-systeem precies?
  • Automatisering
  • Een centrale database
• CRM vanaf moment één
  • Customer support en marketing
• Wat is on-premise?
  • Cloud vs. on-premises
  • Privacykwesties
• Het vak van een zelfstandige
  • Efficiënt gegevensbeheer is cruciaal
• De kenmerken van on-premises CRM
  • 1 | Het systeem is van en voor u
  • 2 | Kosten op de lange termijn
  • 3 | Toegang tot uw gegevens
• Conclusie: de keuze is aan u

Wat doet een CRM-systeem precies?

Customer Relationship Management, ook wel bekend als klantrelatiebeheer, is verantwoordelijk voor twee taken die ieder bedrijf heeft. Allereerst houdt het zich bezig met de manier waarop een bedrijf de focus op de klant legt; daarnaast draait het ook om de strategische inrichting van klantgerelateerde processen. 

Dit klinkt misschien wat abstract, maar het is eigenlijk best simpel. CRM is alles wat met de klant te maken heeft. Marketing, klantenservice, sales.. alles dat u voor de klant doet, heeft met CRM te maken. Tegenwoordig vertrouwen steeds meer bedrijven op bijbehorende CRM-software; waarom zou u in dit digitale tijdperk nog alles met de hand doen?

Automatisering

Dit zijn de twee hoofdfuncties van het CRM-systeem. De software helpt om te beginnen met het automatiseren van bepaalde taken. Als een klant contact opneemt of een contract invult, dan kan de software deze gegevens automatisch aan hun bijbehorende klantaccount koppelen. Volledig zonder menselijke inbreng. Op de lange termijn bespaart dit dus best veel tijd en geld.

Het systeem is daarnaast ook in staat om de analyse van processen te automatiseren. Rapportages geven een beeld over het gedrag van de klant, de reactiesnelheid van uw klantenservice en nog veel meer.

Een centrale database

Daarnaast fungeert de omgeving als een centrale database, waar gegevens in real-time up-to-date worden gehouden. Als een klant zich bijvoorbeeld meldt met een klacht, dan kan de casus direct aan het klantaccount gekoppeld worden.

De medewerker gaat vervolgens op zoek naar een oplossing, maar wat als de klant in alle ongeduld nog een keer belt terwijl die medewerker niet achter zijn/haar bureau zit? In dat geval kan een andere medewerker direct zien in welke fase de casus zich bevindt: alle informatie en de laatste stand van zaken is immers netjes geregistreerd door de betrokken medewerker. 

Het CRM-systeem zorgt er dus voor dat u nooit meer iets mist. Maar is dit nu écht nodig voor zelfstandigen en start-ups, die misschien nog maar een paar klanten hebben binnengehengeld?

CRM vanaf moment één

Het antwoord op deze vraag is een volmondige ‘ja’. Het is voor zelfstandige ondernemers van cruciaal belang om interacties met de klant en bijzonderheden vroegtijdig vast te leggen. Des te meer u leert over de wensen en behoeften van de paar klanten die u op dat moment heeft, des te beter u kunt werken aan de onderlinge relatie met hen. En als zelfstandige is het vaak deze band, die verantwoordelijk is voor uw bestaansrecht. 

Customer support en marketing

Het CRM-systeem helpt bijvoorbeeld met het beheer van uw klantenservice. Vragen van klanten worden automatisch toegevoegd aan hun account, waardoor u altijd zicht heeft op hetgeen dat er in het verleden heeft gespeeld. Klanten zijn daarnaast eenvoudig terug te vinden in de CRM-omgeving, waardoor vragen snel opgepakt en opgelost kunnen worden. 

Maar zoals gezegd kan het CRM-systeem veel meer. Vragen en opmerkingen van klanten geven u namelijk ook belangrijke inzichten. Deze inzichten kunt u vervolgens toepassen om uw product te verbeteren, of om marketinguitingen te personaliseren.

Wat is on-premise?

On-premise is het Engelse woord voor ‘op locatie’. In het kader van CRM verwijst het naar het bijbehorende licentiemodel. Als u een on-premises systeem aanschaft, dan zal de provider het bij u op locatie installeren. 

Cloud vs. on-premises

De cloud is een ander licentiemodel waarvan u inmiddels ongetwijfeld heeft gehoord. Daar waar on-premise software zich dus daadwerkelijk in uw eigen gebouw bevindt, wordt de CRM-software in de cloud via het internet beschikbaar gemaakt. Het bedrijf koopt een licentie van de leverancier en kan hierdoor het systeem gebruiken. Het onderhoud van de server is vervolgens voor de rekening van de provider.

Privacykwesties

Veel bedrijven kiezen tegenwoordig voor cloudgebaseerde systemen. Het is sneller (men hoeft het immers niet bij u te installeren) en het is in eerste instantie een kleinere investering. Voor cloudgebaseerde systemen betaalt u immers een maandbedrag, de implementatie van een lokaal systeem brengt natuurlijk ook kosten met zich mee. 

Maar er zijn ook mensen die nog altijd sceptisch zijn over ‘de cloud’. U geeft de opslag van uw privacygevoelige klantgegevens namelijk uit handen. Natuurlijk zijn systemen in de cloud tegenwoordig bijzonder goed beschermd en niet voor niets de populairste optie, maar dat wil niet zeggen dat de voordelen van een on-premises CRM volledig overgeslagen mogen worden. 

Het vak van een zelfstandige

Freelancers, zzp’ers en start-ups vallen onder een speciale groep. Ze werken namelijk vaak voor hun eigen rekening zonder iemand die hen aanstuurt. Daarnaast kunnen ze voor meerdere klanten tegelijk werken; dit vraagt echter wel om een gestructureerde aanpak. 

Efficiënt gegevensbeheer is cruciaal

Deze beroepsgroep heeft het vaak bijzonder druk. Zoals gezegd werken ze aan meerdere projecten tegelijk, maar moeten ze ook continu op zoek blijven naar nieuwe mogelijkheden. Er is immers geen salesteam dat dat voor hen gaat doen. 

Het helpt dus enorm als men kan vertrouwen op de ondersteuning van een CRM-systeem. Hierdoor kunnen ze hun activiteiten beter beheren; van het afronden van projecten, tot het vinden van nieuwe opdrachten. Stap voor stap wordt er gewerkt aan het opbouwen van een klantenbestand en het behoud van bestaande relaties. 

De kenmerken van on-premises CRM

Laten we eens kijken naar een drietal kenmerken die typerend zijn voor on-premises CRM. We zullen hier uiteraard ook de link met zelfstandigen en start-ups leggen en kijken of dit kenmerk bij deze groep past. 

1 | Het systeem is van en voor u

Het eerste voordeel is de meest voor de hand liggende: als het systeem in uw bezit is, dan heeft u hier volledige controle over. Voor veel zelfstandigen geeft dit een prettiger gevoel: u weet dat uw gevoelige gegevens in eigen beheer blijven. Als u voor een cloud platform kiest, dan lopen uw gegevens via een digitale lijn van uw systeem, naar het datacenter waarin het bij de leverancier wordt opgeslagen. Bij on-premises software blijft het binnen de grenzen van uw eigen bedrijf. 

Tegelijkertijd vereist het beheer van een on-premises systeem uitgebreidere kennis van software. Als u als zelfstandige iets minder affiniteit heeft met IT, dan kan het wellicht een slimmere keuze zijn om voor een systeem in de cloud te kiezen. Wilt u meer zekerheid over de veilige opslag van uw privacygevoelige gegevens, dan kan een on-premise systeem net wat aantrekkelijker zijn. Maar let wel op: geen systeem is ‘unhackable’, ook hier kunnen dingen misgaan.  

2 | Kosten op de lange termijn

Wanneer we kijken naar de kosten op langere termijn, dan is een on-premise systeem vaak iets goedkoper. In eerste instantie is het een grote investering: de installatie en alles dat daarbij komt kijken, is een stuk duurder dan cloudgebaseerde software, waar men een maandbedrag betaalt. Maar vervolgens zijn de maandelijkse kosten van on-premises weer een stuk lager. 

Voor zelfstandigen is het dus maar net waar ze behoefte aan hebben. Wilt u alles liever zelf in eigen hand houden en geld besparen, kies dan voor een on-premises systeem. Wilt u liever met andere dingen bezig zijn en bent u bereid iets meer te betalen voor het uitbesteden van onderhoud en dergelijke? Dan kiest u voor een CRM in de cloud.

3 | Toegang tot uw gegevens

Een cloud CRM is alleen nuttig als men beschikt over een stabiele internetverbinding. Als deze verbinding eruit ligt, dan hebben ze zonder de juiste licenties geen toegang tot hun gegevens. Men kan ervoor kiezen om de data offline te laten synchroniseren, maar betalen hier wel extra voor.

Dit is echter niet het geval bij een on-premises CRM-systeem. De gegevens bevinden zich op de eigen servers; als de internetverbinding wegvalt, dan heeft u nog steeds toegang tot uw gegevens. Als u als zelfstandige niet weet of u altijd over een stabiele internetverbinding zal beschikken, dan kan een on-premises systeem meer zekerheid bieden. 

Conclusie: de keuze is aan u

We kunnen dus eigenlijk wel stellen dat geen licentiemodel absoluut beter is dan het andere. Zowel on-premises als cloudgebaseerde software kennen hun eigen voor- en nadelen. Het is dus eigenlijk de vraag: wat vindt u belangrijk? Heeft u liever zelf de touwtjes in handen en vertrouwt u uw privacygevoelige gegevens niet direct toe aan een externe partij, dan is het on-premises CRM een stuk aantrekkelijker dan een cloud CRM. 

Ongeacht het licentiemodel waar u uiteindelijk voor besluit te kiezen, een ding is in ieder geval zeker: het CRM-systeem is onmisbaar voor zelfstandigen en start-ups die maximaal willen groeien. Er is dus geen goede of foute keuze; het CRM zal hoe dan ook een onevenaarbaar verschil gaan maken. Men moet er alleen wel voor zorgen, dat ze er zo snel mogelijk bij zijn.