Wat zijn de nadelen van een on-premises CRM-systeem?

Een on-premises CRM-systeem heeft verschillende nadelen in vergelijking met andere licentie- en gebruiksmodellen. Lees hier wat ze zijn.

Een aanzienlijk deel van de bedrijven kiest nog steeds voor een on-premises CRM-systeem. Wie op zoek is naar een nieuw CRM-systeem, krijgt vroeg of laat te maken met de vraag naar een geschikt gebruik- en licentiemodel.

Elk gebruiks- en licentiemodel heeft zowel voor- als nadelen. Voordat u een definitieve beslissing neemt, moet u daarom overwegen welk gebruiksmodel het meest winstgevend is.

Op dit punt willen we de nadelen van een on-premises CRM-oplossing nader bekijken in vergelijking met andere soorten installatie. Uiteindelijk kunnen bedrijven zelf beslissen of een on-premise oplossing voor hen geschikt is of dat andere gebruiks- en licentiemodellen moeten worden overwogen.

Eerst moeten echter enkele termen worden gedefinieerd, zodat ze later contextueel kunnen worden geclassificeerd.

CRM-definitie

CRM is een acroniem en verwijst naar klantrelatiebeheer. CRM en de term klantrelatiebeheer worden vaak in het Duits gebruikt.

Dit omvat het systematisch ontwerpen van klantrelatieprocessen en het gericht afstemmen van een bedrijf op zijn klanten.

Wat is een CRM-systeem?

CRM-systemen zijn software die het systematisch ontwerpen van klantrelatieprocessen mogelijk maken. Alle klantspecifieke gegevens worden centraal binnen het CRM-systeem opgeslagen. Alle klantrelevante processen kunnen ook worden beheerd, gestroomlijnd, geoptimaliseerd en geautomatiseerd.

Moderne CRM-systemen dienen bedrijven als krachtige analysetools. Ze stellen bedrijven in staat waardevolle inzichten te verwerven in de huidige behoeften van specifieke klanten en ontwikkelingen in de markt in het algemeen.

Wat is een on-premises CRM-systeem?

De Engelse term "on-premises" betekent zoiets als "on-premises". Met betrekking tot CRM-systemen betekent dit dat het systeem lokaal op de eigen servers van het bedrijf wordt geïnstalleerd en van daaruit wordt bediend.

Alle klantgerelateerde CRM-gegevens staan ​​ook centraal op de eigen servers van het bedrijf.

Het kiezen van een on-premises CRM-systeem heeft verschillende voordelen. Controle, flexibiliteit en onafhankelijkheid zijn bijvoorbeeld belangrijke redenen waarom bedrijven kiezen voor een on-premise CRM-systeem.

Toch heeft dit gebruiksmodel niet alleen positieve aspecten. Hieronder willen we daarom de nadelen van een CRM-systeem nader bekijken.

1: De acquisitiekosten

De kostenfactor is meestal een belangrijk criterium bij het kiezen van een geschikt CRM-systeem. In principe kan er geen algemene uitspraak worden gedaan over welk gebruik en licentiemodel het goedkoopste is.

In termen van aanschafkosten is een on-premises CRM-systeem duidelijk de duurste optie.

Hardware-aankoop

Bij de voorbereiding op de introductie van een nieuw on-premises CRM-systeem moeten bedrijven er eerst voor zorgen dat de benodigde hardware beschikbaar is. Er moet voor worden gezorgd dat de apparaten ook geschikt zijn voor de te implementeren software.

De aanschaf van een server is vrij duur en daarom een ​​investering die voor veel bedrijven niet mag worden onderschat.

De tijdsfactor

Daarom moeten bedrijven alleen voor een oplossing op locatie kiezen als het systeem jarenlang echt wordt gebruikt. Verspreid over de gebruiksduur kunnen de aanschafkosten met een lange levensduur lager zijn dan de maandelijks terugkerende gebruikskosten van een SaaS-oplossing.

Als er na een tijdje nieuwe software moet worden geïnstalleerd, aangezien het Legacy On-Premises CRM-systeem niet langer voldoet aan de vereisten van het bedrijf, moeten de acquisitiekosten als verlies worden geboekt.

Cloudgebaseerde CRM-systemen kunnen echter meestal maandelijks worden geannuleerd. Kiest een bedrijf hier voor een ongeschikte oplossing, dan is de financiële schade bij beëindiging relatief laag.

2: Vaak beperkte schaalbaarheid

Een ander nadeel van on-premises CRM-systemen is hun meestal beperkte schaalbaarheid.

Wat betekent schaalbaarheid in relatie tot CRM-systemen?

De schaalbaarheid van een systeem beschrijft het vermogen om zich aan te passen aan de groeiende of krimpende eisen van een bedrijf wat betreft de prestaties van hardware en software.

On-premises CRM-systemen bereiken hun limieten

Het vereistenprofiel van een bedrijf kan in de loop van de tijd veranderen. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer het bedrijf groeit en nieuwe medewerkers worden aangenomen. Deze medewerkers hebben dan ook toegang nodig tot het CRM-systeem. On-premises CRM-systemen bereiken vroeg of laat hun limieten.

Met een cloudgebaseerde oplossing kunnen in dit geval eenvoudig extra licenties worden geboekt. Hetzelfde geldt als er extra opslagcapaciteit nodig is.

3: De inspanning

On-premises CRM-systemen worden vaak geselecteerd door bedrijven die volledige controle willen over hardware en software en dus hun CRM-gegevens. De controle gaat echter ook gepaard met verantwoordelijkheid en een aanzienlijke extra inspanning.

Zowel hardware als software moeten worden onderhouden om het continue gebruik van het on-premises CRM-systeem voor het bedrijf te garanderen.

Hardware-onderhoud

Wat hardware betreft, moeten bedrijven er vooral op letten dat hun servers de vereiste prestaties kunnen blijven leveren. De opslagcapaciteit moet regelmatig worden gecontroleerd.

Daarnaast moet er voor gezorgd worden dat de servers voldoende gekoeld worden, zeker in de zomermaanden. Bij oververhitting kan dit in het ergste geval betekenen dat de dagelijkse gang van zaken volledig stilvalt.

Software-onderhoud

De software moet ook worden onderhouden. Dit betreft voornamelijk updates en upgrades, omdat goede software regelmatig moet worden bijgewerkt. Het voordeel is dat het bedrijf zelf kan beslissen wanneer het wordt gebruikt met behulp van een on-premises CRM-systeem.

Het moet er echter ook voor zorgen dat deze worden uitgevoerd en dat de juiste middelen beschikbaar worden gesteld.

Extra inspanning, extra kosten

Onderhoud en service zijn essentieel om de blijvende voordelen van het lokale CRM-systeem voor het bedrijf te waarborgen. Om deze maatregelen te kunnen nemen, moeten in het bedrijf passende middelen voor onderhoud worden toegewezen. Deze middelen ontbreken dan elders.

Indien nodig moeten er nieuwe afspraken gemaakt worden, wat weer extra kosten met zich meebrengt. In het geval van een cloudgebaseerde oplossing is de provider verantwoordelijk voor het importeren van de updates. Dit betekent dat bedrijven geen extra inspanningen hoeven te leveren.

4: Beperkte ondersteuning

Last but not least, bedrijven moeten in het reine komen met beperkte ondersteuning bij het gebruik van een on-premises CRM-systeem.

Cloudgebaseerde oplossingen worden aangeboden als SaaS. Dit betekent dat bedrijven ook profiteren van alle softwarediensten. Dit is niet het geval bij een on-premises CRM-systeem.

Ondersteuning wordt vroeg of laat stopgezet

Bovendien ontwikkelen leveranciers van de software deze meestal slechts tot een bepaald tijdstip. Vroeg of laat stoppen providers met het ontwikkelen van het CRM-systeem ten gunste van een nieuw product.

In dit geval hebben gebruikers van het oude CRM-systeem twee opties. Bedrijven kunnen het lokale CRM-systeem blijven gebruiken en het zonder alle ondersteuning doen.

Dit is echter vooral zorgwekkend vanwege de aspecten van de wetgeving inzake gegevensbescherming. Als alternatief kunnen bedrijven nu kiezen voor een nieuw, up-to-date CRM-systeem. Dit hangt echter rechtstreeks samen met een hernieuwde uitgave van tijd en geld.

Conclusie: controle komt met verantwoordelijkheid

Samenvattend kan worden gesteld dat on-premises CRM-systemen ook enkele nadelen hebben - omdat volledige controle over het CRM-systeem ook verantwoordelijkheid met zich meebrengt.

Om ervoor te zorgen dat het on-premises CRM-systeem continu wordt gebruikt, moeten bedrijven middelen ter beschikking stellen voor onderhoud en reparatie van de hardware en software. Deze middelen ontbreken dan elders.

Bovendien hebben on-premises CRM-systemen aanzienlijk hogere aanschafkosten in vergelijking met andere licentie- en gebruiksmodellen. On-premises CRM-systemen zijn doorgaans slechts beperkt schaalbaar en de ondersteuning is beperkt.

Net als elk ander gebruik- en licentiemodel hebben on-premises CRM-systemen zowel voor- als nadelen. Bedrijven moeten hiervan op de hoogte zijn voordat ze beslissen over een nieuw CRM-systeem.