Hoe lang kan ik mijn CRM-software gebruiken?

Wij laten zien hoe je zo lang mogelijk gebruik kan maken van een CRM-systeem.

In dit digitale tijdperk kunnen veel bedrijven eigenlijk niet meer zonder de ondersteuning van adequate bedrijfssoftware. Data die iets vertelt over het doen en laten van de klant is onmisbaar geworden; het wordt door sommigen zelfs de ‘olie van de 21e eeuw’ genoemd. 

Maar het draait niet alleen om de verzameling van deze gegevens; veel belangrijker is wat je er vervolgens mee doet. En dat is dan ook precies waarom veel moderne bedrijven vertrouwen op CRM-software.

De levensduur van een CRM

Maar hoe lang gaat deze software eigenlijk mee? Veel bedrijven zullen zich namelijk afvragen of het de investering wel waard is. Wij zullen in dit blog daarom kijken naar de levensduur van een CRM-systeem, maar zullen ook een aantal tips delen waarmee je de verwachte levensduur van de software kunt verlengen. 

Inhoudsopgave

• Wat doet CRM-software?
• De levensduur van een CRM-systeem
  • Een investering in de toekomst
• Zo gaat je CRM-systeem zo lang mogelijk mee
  • (1) Onderhoud van de hardware
  • (2) Onderhoud van de software
  • (3) Prestatie optimalisatie
  • (4) Gegevensonderhoud
• Conclusie: je bent zelf verantwoordelijk voor de levensduur
  • Verleng proactief de gebruiksduur

Wat doet CRM-software?

Customer Relationship Management (CRM) is in onze taal ook wel bekend als klantrelatiebeheer. Dit proces beschrijft de manier waarop organisaties zich strategisch focussen op alle processen die met de klant te maken hebben. In een tijdperk waarin klantverwachtingen hoger dan ooit zijn, is het behalen van een concurrentievoordeel groter dan ooit. 

Oorspronkelijk werden CRM-programma's vooral gebruikt om klantgegevens en interacties met hen vast te leggen. Een modern CRM-systeem kan echter veel meer. Niet langer fungeert het uitsluitend als een centrale database; het systeem helpt ook met de automatisering van bepaalde handmatige taken, zoals het invoeren van de eerder genoemde klantgegevens. Daarnaast voorziet de software zijn gebruikers ook van slimme inzichten, waardoor ze nog meer zicht krijgen op het doen en laten van hun eigen klanten. 

Een modern bedrijf kan dus eigenlijk niet meer zonder CRM-systeem. Maar als je op zoek gaat naar een softwaresysteem dat bij jouw bedrijf past, dan zal je je al snel afvragen: hoe lang gaat dit systeem eigenlijk mee?

De levensduur van een CRM-systeem

Eigenlijk hebben we een vrij kort antwoord op deze vraag. En dat is dat er geen antwoord op deze vraag gegeven kan worden. Althans, geen antwoord dat voor alle gevallen opgaat. Hoe lang een CRM-systeem namelijk meegaat, dat hangt af van allerlei verschillende factoren. Laten we daar dus eens dieper op ingaan. 

Een investering in de toekomst

In principe zijn CRM-oplossingen ontworpen voor langdurig gebruik. Men gaat ook pas echt iets van diens voordelen merken, naarmate ze de software meer en meer gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan de automatiseringen die we eerder benoemden; des te meer deze functionaliteiten van het CRM-systeem worden toegepast, des te meer tijd en geld er bespaard zal worden. 

Het is daarom belangrijk dat men vooral aan de voordelen op langere termijn denkt. De aanschaf van een CRM-systeem is daarom een investering in de toekomst van het bedrijf. Dankzij deze software ontwikkelen zij namelijk een beter beeld van de klant. En pas dan zullen zij écht in staat zijn om in te spelen op diens wensen en behoeften. 

Zo gaat je CRM-systeem zo lang mogelijk mee

Bedrijven kunnen een aantal maatregelen nemen, waarmee ze de levensduur van hun CRM-programma's kunnen verlengen. Laten we de belangrijkste eens op een rij zetten. 

(1) Onderhoud van de hardware

Als bedrijven kiezen voor de implementatie van een on-premises CRM-systeem, dan zal het onderhoud van deze fysieke componenten een rol spelen in de levensduur van het systeem. Tenzij de gebruikers voor een CRM in de cloud kiezen. Dat komt doordat het een zogeheten SaaS-oplossing is. Hier ligt de verantwoordelijkheid niet bij de gebruikers, maar bij de verstrekker van deze software. 

Wanneer bedrijven een CRM-systeem op hun eigen servers laten installeren, dan komt er wel wat onderhoud en service bij kijken. Zo moeten zaken als opslagcapaciteit regelmatig in de gaten worden gehouden, maar zijn ook praktische zaken zoals de temperatuur in de serverruimte van belang. Des te beter men voor de hardware zorgt, des te langer het mee zal gaan. 

(2) Onderhoud van de software

Daarnaast moet de software zelf ook up-to-date gehouden worden om een zo lang mogelijke levensduur te garanderen. De meeste softwareleveranciers voeren regelmatig updates uit om aan de veranderende eisen van de wereld en hun klanten te kunnen voldoen. Hierin worden bepaalde bugs verholpen, worden nieuwe functies geïmplementeerd en wordt wellicht ook de algehele veiligheid van de applicatie verbeterd. 

Het is belangrijk dat gebruikers deze updates niet onderschatten. Als we op onze telefoons weleens dit soort updates ontvangen, dan denken we vaak: “dat doe ik later wel”. Alleen is dit dus niet aan te raden als het gaat over je bedrijfssoftware, waarin je allerlei gevoelige (klant)gegevens bewaard. 

(3) Prestatie optimalisatie

Daarnaast moeten gebruikers de verschillende functionaliteiten van hun CRM-systeem regelmatig controleren. Zo kunnen ze achterhalen of het systeem nog wel naar behoren functioneert. 

Lange laadtijden kunnen bijvoorbeeld betekenen dat het systeem wellicht niet meer kan voldoen aan het aantal gebruikers. Zeker in groeiende organisaties is dit iets dat snel aangepakt moet worden, anders worden gebruikers belemmerd in het gebruik van de applicatie. Vijf seconden wachten tot een pagina is geopend klinkt misschien niet als een groot probleem, maar over een langere periode loopt dit aardig op. 

(4) Gegevensonderhoud

Data-onderhoud in het CRM-systeem is tot slot tevens van cruciaal belang. Tegelijkertijd is het een activiteit die maar al te vaak wordt verwaarloosd. Het is namelijk niet leuk, maar wel noodzakelijk. 

Regelmatig onderhoud is namelijk bevorderend voor de kwaliteit van data waarmee het bedrijf werkt. Goede data voorziet hen van de beste inzichten, die kunnen worden toegepast om nog beter op de wensen en behoeften van de klant in te kunnen spelen. Haal dus met regelmaat een spreekwoordelijke bezem door je softwareomgeving heen; oude en achterhaalde data neemt namelijk ook nog eens onnodig ruimte in beslag. 

Conclusie: je bent zelf verantwoordelijk voor de levensduur

Als we kijken naar de levensduur van een CRM-systeem, dan kunnen we hier geen eenduidig antwoord op geven. Bedrijfssoftware wordt ontworpen voor langdurig gebruik, maar gebruikers zijn voor een deel verantwoordelijk voor het behoud van hun softwaresysteem. 

Het is belangrijk dat bedrijven daarnaast beseffen dat de voordelen van CRM-software pas na een tijdje écht voelbaar worden. Ze moeten het systeem daarom behandelen als een project voor de langere termijn, en goed zorgen voor hun softwareomgeving. 

Verleng proactief de gebruiksduur

Er zijn verschillende manieren waarop we dit kunnen doen. Zo moet er, afhankelijk van het licentiemodel waarvoor wordt gekozen, regelmatig onderhoud uitgevoerd worden. Je zorgt netjes voor je auto of voortuin; waarom zou dit voor een softwaresysteem niet gelden? 

Als bedrijven deze maatregelen nemen, dan leggen ze een solide basis voor een lang en vruchtbaar leven van hun CRM-systeem. Natuurlijk beslis je zelf ook over de levensduur van de software; je kan op een gegeven moment altijd aan iets nieuws toe zijn. 

Uiteindelijk is namelijk niets voor altijd. Ondanks alle onderhoudsmaatregelen die je neemt, komt er vroeg of laat een moment om een nieuw CRM-systeem aan te schaffen. Maar door goed te zorgen voor je bestaande softwareomgeving, zal je wel zo lang mogelijk kunnen profiteren van je huidige CRM-systeem.