Hoe snel kan ik mijn nieuwe CRM-software gebruiken?

Kom erachter hoelang het duurt voordat u met uw CRM-software aan de slag kunt.

Als u uw bedrijf efficiënter wilt maken met een nieuw CRM-systeem, moet u het feit onder ogen zien dat deze onderneming niet binnen een bepaalde tijd kan worden gerealiseerd.

Integendeel, uitgebreide voorbereiding op het project en een bepaald tijdsbestek zijn vereist om de implementatie te implementeren. Als dit te veel wordt onderschat, ontstaan er snel complicaties.

In dit artikel willen we u laten zien hoe u uw CRM-project zo snel en efficiënt mogelijk kunt ontwerpen. Tegelijkertijd willen we u precies laten zien waar de valstaking zich in de implementatie bevindt en hoe u deze kunt vermijden.

Daarvoor zullen we echter teruggaan naar een algemene definitie van CRM-systemen om beter te begrijpen waar de moeilijkheden bij de implementatie van dergelijke systemen precies kunnen liggen.

Inhoudsopgave

• Wat is CRM-software? - Een definitie
• Technische kant van CRM-software
• Hoe de implementatietijd te verkorten
• De locatie is cruciaal
• Maatwerk en aanpassingen kosten tijd
• Type implementatie heeft grote invloed
• Conclusie - Veel factoren bepalen de implementatietijd

Wat is CRM-software? - een definitie

CRM staat voor Customer Relationship Management, dat de centrale taak heeft om de relaties van een bedrijf met zijn klanten te organiseren. Dit omvat ook de uitbreiding en verbetering van de klantenservice voor langdurige klantenbinding met het bedrijf.

Aangezien de markten, ongeacht de branche, de afgelopen decennia steeds dichter bij elkaar zijn gekomen, moet er wereldwijd naar concurrentie worden gezocht. Markten zijn daardoor veel competitiever dan in het midden van de vorige eeuw.

Klantenservice steeds belangrijker

Daarom moeten bedrijven naast de kwaliteit en prijzen van hun producten ook overtuigen met een uitstekende klantenservice. Maar bijna geen enkel bedrijf kent al zijn klanten persoonlijk.

In tijden van individualisering is persoonlijk klantcontact belangrijker dan ooit. Dit kan alleen adequaat worden afgedekt en geïmplementeerd met een uitgebreide software-oplossing. Hiervoor zijn CRM-systemen.

Deze softwareoplossingen centraliseren alle klantgegevens in speciale klantendossiers en maken deze toegankelijk voor alle functies binnen het bedrijf. Hierdoor kunnen servicemedewerkers altijd de actuele files van een specifieke klant zien.

Reageer sneller en beter

Als deze klant bijvoorbeeld lopende bestellingen, openstaande facturen of klachten heeft, dan weet de servicemedewerker deze direct wanneer de klant belt en kan daarop reageren. Op dit moment zal de klantenservice enorm worden geüpgraded, omdat het mogelijk zal zijn om sneller en met een hogere kwaliteit op vragen te reageren.

Profiteer van verschillende posities

Maar niet alleen de service wordt naar een nieuw niveau getild met CRM-software, ook marketing of sales profiteren van de centralisatie van de data. Deze kunnen worden geëvalueerd zodat een beter beeld van uw eigen klanten kan worden verkregen.

Technische kant van CRM-software

Technisch gesproken wordt de CRM-software op de eigen servers van het bedrijf, op gehuurde servers van een provider of in de cloud beheerd. Op dit moment zijn er bepaalde verschillen, die ook worden weerspiegeld in de manier waarop de software werkt.

Locatieverschillen

CRM-oplossingen die zijn verkregen uit een cloud zijn vaak minder aanpasbaar. Daarom moet vooraf worden nagegaan in welke vorm een CRM-systeem zijn weg moet vinden naar uw eigen bedrijf en welke exacte verwachtingen u heeft van de CRM-software.

Modules en functies

CRM-oplossingen bestaan vaak uit verschillende modules die specifieke taken dekken. Bedrijven kunnen desgewenst bepaalde modules implementeren en andere in eerste instantie negeren en later implementeren. De modules zijn echter inhoudelijk met elkaar verbonden en genereren onderling verschillende meerwaarden.

Interfaces met andere oplossingen

Ook de koppeling van de CRM-software aan andere systemen, zoals een DMS of een ERP-systeem, biedt nog vele andere voordelen. Een CRM-systeem is echter vaak de eerste stap naar het digitaliseren van een bedrijf, daarom moet speciale aandacht worden besteed aan interfaces naar andere systemen.

Hoe de implementatietijd te verkorten

De centrale vraag waar dit artikel over gaat is die van de implementatietijd van een CRM-software. Het hangt af van veel verschillende factoren. We willen hier wat dieper op ingaan en kijken hoe het uiteindelijk kan worden verkort.

Cloud of on-premises?

Naast de vraag hoe een CRM-software bediend moet worden, d.w.z. in de cloud of lokaal, is het ook belangrijk om rekening te houden met de eigen eisen van het bedrijf bij het maken van uitspraken over de duur van de implementatie.

Gebeurtenissen in het bedrijf doorslaggevend

Bovendien hangt dit enorm af van de vereisten van het betreffende bedrijf voor het systeem. Ook speelt de vraag of een CRM voor het eerst zijn weg vindt naar een bedrijf of dat alleen de provider moet worden gewijzigd.

Hieronder willen we deze individuele dimensies bekijken en verduidelijken welke invloed ze hebben op de duur van de implementatie. Uiteindelijk moet worden onderzocht hoe dit kan worden verkort.

De locatie is cruciaal

De kwestie van de locatie van het CRM-systeem is cruciaal voor de implementatietijd. Zoals aan het begin al vermeld, wordt er onderscheid gemaakt tussen twee verschillende typen. Een CRM-systeem uit de cloud en lokale oplossingen.

CRM-software uit de cloud

Als u uw CRM-systeem uit de cloud haalt, boekt u licenties en alle functies die u nodig hebt bij de provider op basis van uw behoeften. Bovendien wordt de opslag- en rekenkracht ook verkregen van de provider, wat uw eigen inspanning aanzienlijk vermindert.
U heeft geen eigen brede IT-infrastructuur nodig, alleen de bijbehorende eindapparatuur. U betaalt echter voor de service voor het uitbesteden van de gegevens, dus u moet van tevoren goed overwegen of de cloud een bedrijfsmodel is.

Lokale CRM-software

Lokale CRM-software wordt één keer aangeschaft en op uw eigen servers geïnstalleerd en vervolgens bediend. Hoewel dit op de lange termijn kosten bespaart, gaat het ook gepaard met meer inspanning, wat een enorme impact kan hebben op de implementatietijd.

Het onderhoud en de installatie van de CRM-software moet u zelf doen, wat veel tijd kan kosten. De volledige functionaliteit van de oplossing is echter beschikbaar en er kunnen onbeperkte licenties worden toegevoegd.

Inkooptijd en expertise extern

Het voordeel van lokale oplossingen is zeker het aanpassingsvermogen van de oplossing. Dit kan naar believen worden herschreven en aangepast aan uw eigen behoeften. Maar dit kost veel tijd en vereist vaak externe expertise.
Hoe meer aanpassingen aan het systeem zelf gedaan moeten worden, des te langer duurt het gehele CRM-project zelf. De implementatietijd kan ook enorm worden uitgebreid.

Maatwerk en aanpassingen kosten tijd

Als u zeer specifieke vereisten heeft voor CRM-software, moet u deze mogelijk aanpassen. Dit kost echter niet alleen veel tijd van tevoren, ook deze aanpassingen moeten tijdens de introductie continu getest en gecontroleerd worden.

Hoe meer aanpassingen, hoe meer tijd het kost

Aanpassingen op de ene plaats leiden vaak tot aanpassingen op de andere, wat een enorme impact kan hebben op de implementatietijd. Kiest u echter voor een standaardoplossing, dan kan er veel tijd worden bespaard omdat de bijbehorende modules en functies perfect werken.

Aanpassingen zijn soms ook mogelijk in de cloud. Steeds meer aanbieders bieden passende mogelijkheden en spelen daardoor steeds meer in op de wensen van hun klanten. Dergelijke aanpassingen zijn hier echter ook duur.

Bedrijven krijgen de service voor het aanpassen van de CRM-software meestal ook van een externe provider, wat gepaard gaat met tijd maar ook met kosten. Bedrijven moeten daarom vooraf goed afwegen waar aanpassingen echt nodig zijn en waar de werkwijze van het bedrijf beter op de software kan worden afgestemd.

Type implementatie heeft grote invloed

Een ander verschil in de implementatie van een CRM-systeem vloeit voort uit de implementatiestrategie. Er zijn in wezen twee verschillende typen. Enerzijds de evolutionaire en anderzijds de big bang strategie.

Evolutionaire implementatie

Zoals de naam al doet vermoeden, zorgt een evolutionaire implementatie voor de introductie van de CRM-software in secties of stappen. Eerst worden kernfuncties geïntroduceerd. Pas als deze onderdeel zijn geworden van de dagelijkse gang van zaken, zullen er geleidelijk meer functies worden toegevoegd.

Dit heeft als doorslaggevend voordeel dat de CRM-software beter wordt ontvangen en begrepen door het personeel en dat de inspanning voor elk individu in één keer wordt verminderd. Dit verhoogt echter ook enorm de tijd die nodig is om de volledige software te implementeren.

Big Bang-implementatie

Dit wordt gecompenseerd door de big bang-implementatie. Na een lange en intensieve voorbereiding, inclusief training van medewerkers, wordt de volledige CRM-software in één keer geïntroduceerd. Vanaf nu werken alle spelers met het hele systeem.

Het voordeel hierbij is dat het systeem direct zijn volle kracht kan ontwikkelen en u direct kunt profiteren van de voordelen. Dit vereist echter een langere en intensievere voorbereiding.

Conclusie - Veel factoren bepalen de implementatietijd

We hebben kunnen aantonen dat de implementatietijd soms afhangt van veel verschillende factoren. Naast het scala aan functies van de CRM-software bepalen ook de opslaglocatie, de gewenste aanpassingen aan het systeem of het type implementatie de duur van het project.

Er is ook een aanzienlijk verschil in duur van de keuze van de locatie van het systeem. Een CRM-systeem vanuit de cloud kan sneller in gebruik worden genomen dan een lokale CRM-software. Maar ook hier hangt het af van de omstandigheden in het bedrijf en haar concrete ideeën over het systeem.
Samenvattend kan echter gesteld worden dat de implementatietijd grotendeels afhangt van de intensiteit van de eigen voorbereiding op het project. Hoe beter de voorbereiding, hoe sneller de CRM-software uiteindelijk in gebruik kan worden genomen.