Een gratis CRM-systeem: heb je daar wat aan?

Waarom zou je voor CRM-software betalen, als het ook gratis kan?

Het klinkt natuurlijk heel verleidelijk, een gratis CRM-systeem. De investering in een nieuw softwaresysteem is namelijk een flinke. Iedere cent die je dus kan besparen, is mooi meegenomen. 

Maar zijn deze zogeheten open-source systemen écht gratis, of is het slechts een illusie? In dit artikel kijken we naar het antwoord op deze vraag, zodat jij kan ontdekken of deze software daadwerkelijk een optie voor je bedrijf zou zijn. 

Inhoudsopgave

• Wat is open-source software?
• De belangrijkste voor- en nadelen van open-source software
• Voor niets komt de zon op
  • 5 verschillende, potentiële kosten
• Ondanks alles een goed alternatief
  • Voor klein en groot
• Branchespecifieke CRM: een oplossing op maat

Wat is open-source software?

Open-source software, of in dit geval een open-source CRM, is een systeem waarvan de broncode openbaar is gemaakt. Iedereen kan deze dus inzien, wijzigen en gebruiken. Deze systemen worden vaak gratis aangeboden, omdat je tenslotte zelf verantwoordelijk bent voor de inrichting en het onderhoud van de software.

Er zijn eigenlijk twee vormen van open-source software beschikbaar. In sommige gevallen worden ze als extraatje aangeboden door een softwareleverancier; je krijgt toegang tot het platform, als je ook gebruik maakt van een van zijn andere diensten of producten. Of dat dus ook écht gratis is, valt enigszins in twijfel te trekken.

Maar er zijn ook systemen die volledig kosteloos worden aangeboden. Deze worden namelijk ontwikkeld en in leven gehouden door gepassioneerde communities. Omdat deze gemeenschap van gebruikers het vaak doet als hobby of uit passie voor software, zijn deze systemen wel daadwerkelijk gratis te gebruiken. 

De belangrijkste voor- en nadelen van open-source software

✅ De software is volledig kosteloos te downloaden en gebruiken

✅ Je hebt de touwtjes zelf in handen en kan de softwareomgeving dus naar eigen voorkeur inrichten

✅ Open-source software biedt een risicoloos alternatief voor bedrijven die de voor- en nadelen van software eerst rustig willen verkennen, voordat ze een investering besluiten te doen

❌ Dat je de softwareomgeving naar eigen voorkeur wilt inrichten, betekent ook dat je volledig aan je lot wordt overgelaten. Er is geen softwareleverancier die updates en upgrades voor je doorvoert. Je moet dus over de nodige software kennis beschikken.

❌ Als je gebruik maakt van een community-ontwikkeld systeem, dan ben je afhankelijk van de wijzigingen die zij doorvoeren. Niemand kan garanderen hoe vaak deze updates plaatsvinden, en hoe bruikbaar deze zijn. 

❌ Er is dan misschien wel geen financiële investering vereist, maar er gaat wel flink wat tijd in zitten. Het inrichten en onderhouden van de softwareomgeving is een arbeidsintensief klusje en je weet wat ze zeggen: tijd is geld.

Voor niets komt de zon op

Het is dus aan het bedrijf zelf om vast te stellen of de voordelen voor hen zwaarder wegen dan de nadelen. In dit hoofdstuk besteden we aandacht aan een aantal potentiële extra kosten, die komen kijken bij open-source CRM. Want, is die CRM-software écht gratis?

5 verschillende, potentiële kosten

Zoals de titel van dit hoofdstuk al aankondigde: voor niets komt de zon op. En hoewel het uiteraard goedkoper is dan de implementatie van een volwaardig CRM-systeem, blijkt iets als gratis CRM-software in veel gevallen toch iets te mooi om waar te zijn. Dit zijn namelijk de kosten die in veel gevallen bij open-source software komen kijken (en losstaan van de investering van tijd):

• Het licentiemodel. Voor een groot deel, of eigenlijk bijna altijd, zijn open-source oplossingen alleen gratis wanneer ze worden gehost of via een webbrowser beschikbaar zijn. Als het gaat om een systeem in de cloud, dan zijn de gratis alternatieven snel op. In dat geval moet iemand namelijk een server voor jou draaiende houden. En dat kost geld.
• Kennis. Misschien dat je bepaalde stappen zelfstandig kan doorlopen, maar het kan voorkomen dat je op een gegeven moment hulp nodig hebt. Als je iemand met expertise zoekt die een bepaalde wijziging in het systeem moet doorvoeren, dan zal hij of zij een prijskaartje hebben. 
• Training. Medewerkers moeten uiteindelijk in staat zijn om het systeem te gebruiken. Als ze het systeem onvoldoende begrijpen, dan moeten ze worden getraind. Als je besluit om hiervoor een externe partij in te schakelen, dan zal dit wat kosten.
• Functionaliteiten. Meestal dekken open-source CRM-systemen alleen de basisfuncties van klantrelatiebeheer (CRM). Als jij dus op zoek bent naar een speciale functionaliteit, dan zal je deze via een softwareontwikkelaar moeten aanschaffen. 
• Interfaces. Als je het CRM wilt koppelen aan het ERP dat wel door een softwareleverancier is ontwikkeld, dan zullen zij deze koppeling mogelijk moeten maken. Hiervoor zullen ze ongetwijfeld kosten in rekening brengen. 

Ondanks alles een goed alternatief

Misschien krijg je het gevoel dat we in dit artikel de aanschaf van een open-source CRM af proberen te raden. Dat is niet zo; we proberen je echter wel in te laten zien dat open-source veel ‘know-how’ vereist en er flink wat tijd in gaat zitten. Helemaal gratis is het dus niet, want een investering van tijd is uiteindelijk ook een financiële. Je had in die tijd namelijk ook iets anders kunnen doen. 

Voor klein en groot

Het is dus echt een afweging die bedrijven moeten maken. Zo kan het voor een klein bedrijf interessant zijn omdat het een vrij risicoloze investering is; zij kunnen hun CRM-project goedkoop en kleinschalig starten. Maar zodra de organisatie groeit, zal het de vraag blijven of ze ook over de vaardigheden beschikken om het systeem mee te laten groeien. 

Voor een groot bedrijf kan het ook een interessante optie zijn. Een CRM-platform voor 100 gebruikers komt namelijk met een flink prijskaartje. Maar als je dan voor een open-source CRM kiest, moet je er wel bij stilstaan dat er altijd medewerkers beschikbaar moeten zijn die eventuele wijzigingen kunnen doorvoeren, of bepaalde problemen moeten oplossen. De tijd die hierin geïnvesteerd moet worden, is ook geld waard. 

Branchespecifieke CRM: een oplossing op maat

Mocht dit allemaal dus wat overweldigend klinken, wees dan niet getreurd. Er is namelijk altijd een CRM-systeem dat wél volledig bij jou past. Zo zijn veel moderne bedrijven overgestapt op branchespecifieke CRM-software. 

Deze systemen zijn afgestemd op de behoeften van een specifieke sector. Zij kennen de uitdagingen binnen jouw branche als geen ander, en hebben ervoor gezorgd dat het systeem hierin ondersteunt. Niet helemaal gratis, maar uiteindelijk moet je als onderneming ook durven investeren in je toekomst. En die toekomst begint met een solide CRM-systeem.