Een CRM-systeem voor zzp’ers

CRM-software kan ondersteuning bieden bij contact met opdrachtgevers, salesactiviteiten en projectmanagement.

Voor een zzp'er is er doorgaans genoeg werk aan de winkel. Klanten moeten worden binnengehaald, werk moet op tijd worden afgeleverd en dan hebben we het ‘beste’ nog niet gehad: de administratie moet ook nog worden gedaan. 

Omdat een zzp'er dus eigenlijk niemand anders dan zichzelf heeft, kunnen ze wel een beetje hulp gebruiken. Een assistent die nooit te laat is, en altijd kosteloos overuren maakt: het CRM-systeem. 

Inhoudsopgave

• Welke rol vervult het CRM-systeem?
• CRM voor zzp: 4 belangrijke functies
  • 1 | Contactbeheer
  • 2 | Klantenwerving
  • 3 | Projectmanagement
  • 4 | Administratie
• Een systeem dat bij u past
  • Integraties
  • Mobiel CRM
  • De kosten

Welke rol vervult het CRM-systeem?

Software ter ondersteuning van Customer Relationship Management (CRM) vervult twee cruciale functies: het automatiseren van handmatige werkzaamheden en het verzamelen en samenbrengen van alle klantgerelateerde data. Krijgt u een e-mail of offerte van een klant? Dan wordt deze informatie direct aan het desbetreffende klantaccount toegevoegd, zodat u altijd zicht heeft op de onderlinge interacties. 

Het CRM-systeem brengt alle klantdata samen binnen één centrale omgeving. Hierdoor heeft men te allen tijde zicht op de huidige stand van zaken. Voor een zzp'er kan dit van cruciaal belang zijn, omdat ze soms voor meerdere opdrachtgevers tegelijk werken. Hierdoor houdt men veel makkelijker het overzicht. 

CRM voor zzp: 4 belangrijke functies

Laten we de belangrijkste functionaliteiten van het CRM eens nader bekijken. Het is wel belangrijk om van tevoren aan te kondigen dat niet iedereen behoefte zal hebben aan iedere functie. Maar dat is tegelijkertijd weer het mooie van moderne CRM: veel aanbieders geven hun klanten tegenwoordig de mogelijkheid om het pakket naar eigen smaak in te richten. Hierdoor zit u niet vast aan modules, waarvan u van tevoren al weet dat u ze niet gaat gebruiken. 

1 | Contactbeheer

Startende zzp’ers kunnen de interacties met hun eerste opdrachtgevers waarschijnlijk zonder moeite herinneren. Maar naarmate de tijd vordert, zal het steeds lastiger worden om ieder gesprek te herinneren.

Het CRM-systeem kan hierin ondersteuning bieden door voor ieder contactpersoon een profiel aan te maken. Dit profiel bevat standaard informatie, maar ook aantekeningen of transcripties van gesprekken. Men kan zien wanneer er voor het laatst contact is geweest, of er nog terugbelafspraken zijn en kunnen contracten en facturen toevoegen aan het desbetreffende klantaccount. 

2 | Klantenwerving

Hoewel deze uitspraak natuurlijk voor nagenoeg ieder bedrijf opgaat, is het werven van klanten (opdrachtgevers) voor zzp’ers van levensbelang. Geen opdrachten betekent immers geen werk, en dus geen omzet. Het verkopen aan potentiële opdrachtgevers is dan ook een van de belangrijkste taken van een zzp’er. De uiteindelijke marketingtactiek verschilt vaak per eenmanszaak; de ene kiest voor de traditionele folder, terwijl de ander het via een digitale nieuwsbrief of social media probeert. 

Of men nu voor een online of offline aanpak kiest, het CRM-systeem kan helpen bij de optimalisatie van deze activiteiten. Het helpt met het opbouwen van een adressenbestand, waar men contactvoorkeuren achter kan laten. Hierdoor kan u iedere opdrachtgever naar zijn of haar voorkeur benaderen, wat de slagingskans aanzienlijk kan vergroten. 

Analysemogelijkheden

Eén van de grootste voordelen van bedrijfssoftware is diens mogelijkheid om gegevens te monitoren en analyseren. Op het gebied van klantenwerving houdt dit in dat het CRM-systeem u kan vertellen hoe succesvol uw pogingen zijn: welke methode heeft de beste conversie? 

Management van prospects

Maar met alleen marketing komen we er niet. Als men overtuigd is door uw boodschap of reclame, wat doet u dan? Hier kan het CRM-systeem ook bij helpen. Het voorziet u van een duidelijk overzicht van al uw prospects (potentiële klanten) en laat u zien in welke fase van opvolging zij zich bevinden. Hierdoor kan u precies zien welke stappen u nog moet ondernemen, om hen definitief binnen te halen. 

3 | Projectmanagement

Als de contracten eenmaal ondertekend zijn en u een opdrachtgever heeft binnengehaald, dan is het tijd voor het echte werk. Sommige CRM-systemen bevatten een aantal eenvoudige functies voor projectmanagement waarmee zzp’ers goed uit de voeten kunnen. Het maakt namelijk niet uit wat u precies doet, een goede planning is de basis van ieder project. 

Zodra het plan de campagne is uitgewerkt, kunt u de werkzaamheden en bijbehorende deadlines vastleggen in het CRM-systeem; onder het desbetreffende klantaccount. Dit kan heel handig zijn wanneer u voor meerdere opdrachtgevers tegelijk werkt, u ziet namelijk precies wat, wanneer en voor wie u bepaalde werkzaamheden moet uitvoeren. Een overzichtelijke planning creëert overigens ook rust bij uw klant: zij kunnen meekijken met de voortgang van het project en dit vergroot de betrokkenheid, wat de onderlinge samenwerking alleen maar ten goede zal komen. 

4 | Administratie

Nadat al deze zaken in orde zijn gemaakt, zijn we er nog altijd niet. Alle werkzaamheden moeten namelijk ook nog eens worden vastgelegd. Inkomsten, uitgaven, facturen, offertes en al het overige economische jargon zal de boeken in moeten. Voor zelfstandigen is dit natuurlijk verre van het favoriete klusje.

CRM-systemen kunnen met een druk op de knop facturen opslaan onder het juiste profiel. Hierdoor heeft u altijd snel toegang tot de gemaakte afspraken en betaalgeschiedenis. 

Een systeem dat bij u past

De huidige softwaremarkt wordt gekenmerkt door zijn omvang en diversiteit. Dat houdt dus in dat er voor iedereen een geschikt systeem te vinden is: dus ook voor zzp’ers. Er zijn CRM-leveranciers die zich specialiseren in deze tak van sport: zij weten dan ook precies waar zzp’ers behoefte aan hebben, als het aankomt op geschikte bedrijfssoftware. 

Om toch een iets beter beeld te schetsen bij de dingen waar men op moet letten, zetten wij nog drie belangrijke aandachtspunten op een rij. 

Integraties

Het CRM-pakket is gemaakt om de relaties met klanten overzichtelijk in kaart te brengen. Als u dit zo efficiënt mogelijk wilt doen, dan is het belangrijk om van tevoren alvast na te denken over de integratiemogelijkheden. Zo kan u bijvoorbeeld wensen dat het systeem gekoppeld kan worden aan uw mailprogramma; binnenkomende mails van klanten worden dan direct onder het juiste klantprofiel opgeslagen. 

Afsprakenbeheer wordt ook stukken makkelijker met de juiste integratie met uw agenda. Het CRM heeft er vaak zelf ook één, maar als u een ander prettiger vindt is deze koppeling vaak zo gemaakt. Als u uw sociale media zoals LinkedIn en Facebook bij wilt houden, dan is integratie met deze kanalen ook mogelijk. Zo blijft u altijd op de hoogte van gebeurtenissen in zowel uw vakgebied, als bij uw (potentiële) klanten. 

Mobiel CRM

Sommige zzp’ers zijn vaak onderweg. Het is daarom voor hen belangrijk om waar en wanneer dan ook toegang te hebben tot de CRM-oplossing. Het zijn er niet veel meer, maar er zijn nog altijd plekken in ons land waar we geen vaste internetverbinding hebben. Daarom is het voor sommigen belangrijk dat het CRM ook via mobiele applicaties op een smartphone of tablet toegankelijk is, zowel offline als online. 

De kosten

En dan zijn er nog de kosten. Velen zullen bedrijfssoftware misschien nog zien als iets dat veel geld kost; de zorg is dan vooral of dit geld ooit terugverdiend gaat worden. Maar er is goed nieuws: de tijden waarin software alleen was weggelegd voor grote bedrijven, zijn voorbij. 

Het licentiemodel

De kosten worden voor een deel bepaald door het licentiemodel waar u voor kiest. Voor zzp’ers is er eigenlijk maar één logische optie: de cloud. Er is immers vaak niet direct ruimte voor een systeem op locatie. Daarnaast zijn cloudgebaseerde systemen vaak op abonnement; het onderhoud, dat neemt de aanbieder voor zijn rekening. 

Een investering in uw toekomst

Laten we terugkomen op de kosten. Gratis CRM-software is een optie en wordt aangeboden, maar dit moet eigenlijk worden gezien als instapmodel. CRM-software voor zzp is, afhankelijk van de functionaliteiten die u vereist, doorgaans goed betaalbaar. 

Als u uw groei als zzp’er echt serieus wilt nemen, dan moet het CRM-systeem als een investering worden gezien. De voordelen en mogelijkheden van het CRM verdienen zich immers dubbel en dwars terug; zo kan u uw dienstverlening naar een hoger niveau tillen.