Zonder problemen alle data overzetten naar het nieuwe CRM

Het overzetten van alle oude data naar het nieuwe CRM-systeem kan heel eenvoudig als men hier op let.

De implementatie van een nieuw CRM-systeem moet goed doordacht zijn. De eerste stap is het selecteren van een geschikt systeem dat, naast gestandaardiseerde functies, ook in staat is om aan de individuele vereisten van het bedrijf te voldoen. Alleen dit proces kan zeer uitgebreid zijn. Zodra een geschikt systeem is geselecteerd, begint de uitgebreide planning van de implementatie. Dit gebeurt meestal in nauwe samenwerking en advies van de softwareleverancier.

De datamigratie is een cruciale stap in de implementatie van een nieuw CRM-systeem. Alle relevante klantgegevens moeten zonder fouten worden gemigreerd om de volledige functionaliteit van het systeem voor het bedrijf te garanderen.

Kwaliteit van de oude gegevens cruciaal voor CRM-migratie

De belangrijkste factor voor een succesvolle oudere datamigratie is de kwaliteit van de oude te migreren gegevens. Gegevensonderhoud in de verschillende systemen is door de jaren heen vaak verwaarloosd.

Het bedrijf adviseert daarom om in de besluitvormingsfase na te gaan welke praktijkervaring de aanbieder op dit gebied heeft.
Hoe de migratie in detail werkt, hangt ook af van het feit of de gegevens zich in de hierboven genoemde complexe mapstructuren bevinden of dat het CRM-systeem al bestaat, dat moet worden vervangen. In dit geval is het belangrijk om een geschikte koppeling tussen het oude en het nieuwe systeem te creëren om een naadloze overdracht van klantgegevens mogelijk te maken.

Huidige status baanbrekend voor CRM-migratie

De uitgebreide analyse van de huidige status van de oude gegevens is essentieel voor de migratie, omdat het een gids is voor welke gegevens moeten worden gemigreerd en hoe. In deze fase blijkt meestal dat er verschillende duplicaten zijn die niet naar CRM moeten worden gemigreerd. Idealiter heeft het nieuwe CRM-systeem een dubbele opschoningsfunctie, die kan worden gebruikt om dit proces automatisch uit te voeren. Een vervolginspectie moet echter niet worden vermeden. Bovendien moet in deze stap worden gecontroleerd of alle gegevensrecords foutloos en actueel zijn om tijdrovende, handmatige wijzigingen te voorkomen.

CRM-gegevensmigratie: kaarten

Hoewel het opschonen van de oude gegevens relatief uitgebreid kan zijn, afhankelijk van de individuele omstandigheden, is het in vergelijking met deze stap hard werken. Aangezien elk veld van het bestaande, opgeschoonde oude gegevensrecord moet worden toegewezen aan zijn tegenhanger in het nieuwe CRM-systeem in de mapping, is een bepaalde technische knowhow absoluut noodzakelijk. Bovendien verandert de herdefinitie vaak de structuur van de gegevensrecords. Om deze reden is een toewijzing van 1:1 in veel gevallen niet mogelijk, dus bestaande gegevensrecords moeten worden samengevoegd of opgesplitst.

Vanwege de complexiteit van de kaarten hebben met name kleine bedrijven meestal niet de IT-vaardigheden om dit proces zonder fouten zelf aan te pakken. Het is daarom raadzaam om in deze gevallen de achtergrondkennis van de softwareprovider te gebruiken. Goede providers hebben meestal een diepgaande kennis van kaarten.

Als de mapping nog steeds intern moet worden uitgevoerd, zijn er een paar dingen om te overwegen. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat de gegevenstypen van de toegewezen velden overeenkomen. Dit verwijst naar het onderscheid tussen hoofdtekst en numerieke invoer.

Handmatige verzending of geautomatiseerde verzending?

De mapping maakt deel uit van een geautomatiseerde datamigratie. Het export-importproces via CSV-bestanden is in de meeste gevallen standaard. Toch kan het in sommige gevallen zinvol zijn om de gegevens handmatig over te dragen. Dit is bijvoorbeeld het geval als de gegevens relatief klein zijn en de structuur van de gegevens fundamenteel is gewijzigd. Omdat dit het in kaart brengen erg ingewikkeld maakt, kan het efficiënter zijn om de overdracht handmatig uit te voeren met een kleine hoeveelheid gegevens.

CRM-gegevensmigratie: conclusie

Om deze reden, hoewel de implementatie van een (nieuw) CRM-systeem sommige bedrijven kan afschrikken, moeten ze de optie om een geschikter systeem te kiezen niet uit de weg gaan. Vroeger of later loont een adequaat CRM-systeem dat is aangepast aan de individuele behoeften van het bedrijf. Als de implementatie is gebaseerd op de steun van de provider, hoeven er minder uitdagingen alleen te worden uitgevoerd, wat de inspanning van het hele project aanzienlijk kan verminderen.