Een CRM-systeem voor start-ups: dit moet u weten

Iedere organisatie kan profiteren van de juiste CRM-software; dit geldt dus ook voor een start-up. Wij laten zien hoe u met de juiste oplossing snel een gevestigde naam in uw markt kunt worden.

Start-ups worden gekenmerkt door snelle groei en innovatieve concepten. Om deze groei vanaf het begin aan te kunnen, moet men kunnen rekenen op softwarematige ondersteuning. Naast het ERP-systeem speelt CRM-software hier een belangrijke rol. 

We bevinden ons namelijk in een tijdperk waarin klantverwachtingen hoger dan ooit zijn. Om te kunnen concurreren met bedrijven die zich al op de markt hebben gevestigd, moeten start-ups zich kunnen onderscheiden. Het CRM-systeem kan hierbij helpen. Wij laten u zien wat belangrijk is en hoe u ook een passende oplossing kunt vinden. 

Inhoudsopgave

• CRM voor start-ups
• De voordelen van CRM voor start-ups
• CRM-selectie: hoe vinden start-ups de juiste software?
• Add-ons en interfaces
• Schaalbare software
• Het platform: in de cloud of lokaal
• Gebruiksvriendelijkheid en bruikbaarheid
• De kosten: wanneer is CRM-software “de moeite waard”?
• Concluderend: hoe eerder, hoe beter

CRM-software voor start-ups

Allereerst is het belangrijk om te benadrukken dat CRM veel meer is dan software. Customer Relationship Management (CRM) is de consistente oriëntatie van een bedrijf op zijn eigen klanten en houdt zich bezig met het systematisch inrichten van klantrelatieprocessen. De introductie van een CRM-oplossing moet eigenlijk ondersteuning bieden bij een proces waarmee men al lang en breed bezig is. 

Over start-ups

Zoals gezegd worden de meeste start-ups gekenmerkt door snelle groei en innovatie. In een zee van aanbieders en concurrenten is het belangrijk om (potentiële) klanten niet alleen te overtuigen van de kwaliteit van uw product of dienst, maar om ook indruk te maken met uitstekende klantenservice. En dat kan alleen als u uw klant écht goed kent. 

Het belang van data

Naast het beheren van klantrelatieprocessen, is er nog een andere cruciale motivatie om uw CRM-systeem zo snel mogelijk te implementeren. En dat is data. Hoe eerder de gegevens van uw klanten worden bijgehouden in het CRM-systeem, hoe beter. Data is namelijk een van de belangrijkste middelen van dit moderne tijdperk. Denk hierbij niet alleen aan stamgegevens zoals naam of adres, maar ook aan de verkoopgeschiedenis, contactvoorkeuren of gedrag op uw website.

Het analytische CRM

Door deze data specifiek in kaart te brengen en te evalueren, kunnen bedrijven inzichten verwerven die anders onopgemerkt zouden blijven. Des te groter en consistenter de database is, des te gedetailleerder en nauwkeuriger men in kan spelen op de wensen en behoeften van de klant. Meer informatie over deze tak van het CRM, kunt u hier terugvinden.

De voordelen van CRM voor start-ups

CRM-software kan de klantrelatieprocessen van een bedrijf volledig ondersteunen. Hiervoor heeft men vaak baat bij verschillende modules. Start-ups hebben in de beginfase vooral behoefte aan ondersteuning bij de kerngebieden verkoop, marketing en customer support. Door de data uit het CRM-systeem te evalueren, kunnen bijvoorbeeld verkoopkansen veel beter worden berekend. 

Wed op het juiste paard

Voor een start-up is het belangrijk om in de beginfase hun inspanningen extra zorgvuldig af te wegen. Het is immers nog niet altijd even duidelijk welke activiteiten echt de moeite waard zijn, en in welke iets minder geïnvesteerd moet worden. Dankzij consistentie evaluaties van het CRM-systeem komt al snel aan het licht waarop men zich voornamelijk moet focussen. Zo helpt het Lead CRM bijvoorbeeld bij het beoordelen en prioriteren van prospects. 

Campagnes evalueren

Hetzelfde geldt voor marketing. Welke campagnes en inspanningen gaan goed en welke iets minder? Marketing automation helpt bij het beantwoorden van deze vragen en automatiseren van bepaalde marketingprocessen; zo kan u uw middelen elders inzetten.

Social media

Sociale media zijn tegenwoordig vaak een kernelement van de marketingactiviteiten van start-ups. Advertentiecampagnes en overige inspanningen kunnen direct via het CRM-systeem worden beheerd. Zo kan men al snel ontdekken op welke platforms de inspanningen de hoogste conversie opleveren. 

Klantwerving en -loyaliteit

De gerichte analyse van klantgegevens zal uiteindelijk een 360-graden klantbeeld opleveren. Hierdoor worden bedrijven beter in staat om nieuwe klanten te werven, maar ook om bestaande te behouden. 

CRM-selectie: hoe vinden start-ups de juiste software?

In ons digitale tijdperk is het maar al te verleidelijk om problemen snel op te lossen met behulp van zoekmachines. Hoewel dit een goed eerste overzicht kan opleveren van verschillende CRM-oplossingen, mogen bedrijven nooit een overhaaste beslissing nemen.

Zoekmachine vaak niet voldoende

Ieder bedrijf heeft namelijk zijn eigen eisen en wensen als het aankomt op passende bedrijfssoftware. Oplossingen die in het ene bedrijf heel goed werken, kunnen tekortschieten als het gaat om het in kaart brengen van bepaalde processen in het andere bedrijf. Functies die men uiteindelijk niet nodig blijkt te hebben, kosten niet alleen onnodig geld, maar hebben ook een slechte invloed op de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. 

Definieer vereisten

Start-ups die op zoek zijn naar CRM-software moeten daarom altijd eerst naar hun eigen processen kijken: welke eisen en behoeften vloeien hieruit voort? Eigenlijk mag men de markt pas betreden wanneer het eisenprofiel is gedefinieerd. Wat volgt zijn een aantal belangrijke factoren waarmee bedrijven rekening moeten houden in de zoektocht naar een goed CRM-systeem. 

Add-ons en interfaces

Omdat start-ups, vooral in het begin, iedere cent twee keer om moeten draaien, is het raadzaam om in eerste instantie op zoek te gaan naar een standaardpakket. Wel is het dan alsnog belangrijk om op een aantal zaken te letten. Zo moet het systeem bijvoorbeeld verbonden kunnen worden met eventuele bestaande software, zoals het ERP-systeem. 

Verbindingen, integraties en interfaces

Maar het is ook belangrijk dat het systeem verbonden kan worden met e-mailprogramma’s en de sociale kanalen waarop men actief is. Daarnaast moet het door u gekozen CRM-platform met u mee kunnen groeien. 

Schaalbare software

Het is dus belangrijk dat u naast de standaardfuncties de mogelijkheid heeft om de functionaliteiten van het systeem uit te breiden. Als er in de toekomst meer medewerkers bij het bedrijf komen werken, dan zal het systeem meer aan moeten kunnen. 

Dit wordt ook wel de schaalbaarheid van de software genoemd. Het is het vermogen van een softwaresysteem om zich aan te passen aan de veranderende behoeften van het bedrijf. Schaalbare systemen groeien met u mee, iets dat voor een start-up bijzonder belangrijk kan zijn. Als er uiteindelijk extra functies nodig zijn, of wanneer men wil beschikken over extra opslag, dan kan dit bij een schaalbaar systeem doorgaans snel worden geregeld. Systemen in de cloud zijn hier doorgaans het meest geschikt voor. 

Het platform: in de cloud of lokaal?

Vervolgens is het de vraag of u het systeem bij uzelf op de server wilt laten installeren, of dat u wilt vertrouwen op een systeem in de cloud. Beide platforms kennen hun eigen voor- en nadelen, dus het is uiteindelijk aan u om te overwegen wat u prettiger vindt. Vroeger werd er nog weleens gedacht dat een lokaal systeem niet was weggelegd voor kleinere bedrijven, maar dat is tegenwoordig niet langer van toepassing. Er zijn tegenwoordig lokale CRM-oplossingen die zich specialiseren in bedrijven met een kleiner budget. 

De voordelen van de cloud

Toch is de cloud de laatste tijd in populariteit aan het winnen. Jonge bedrijven die volop aan het groeien zijn, hechten waarde aan de flexibiliteit van de cloud. Als er extra functies of modules nodig zijn, dan kunnen deze eenvoudig en snel worden geïmplementeerd. Daarnaast is het prettig om het beheer van het platform uit handen te geven; een start-up heeft immers wel genoeg aan het hoofd. 

Gebruiksvriendelijkheid en bruikbaarheid

Het is van cruciaal belang dat het door u gekozen systeem makkelijk te gebruiken is. Bedrijfssoftware moet intuïtief zijn; start-ups beschikken vaak (nog) niet over een IT-afdeling die uitgebreid betrokken kan zijn bij het implementeren van een nieuwe, ingewikkelde oplossing. Waar men behoefte aan heeft, is een eenvoudig te begrijpen oplossing. Men moet zonder al teveel ‘gedoe’ aan de slag kunnen gaan met het in kaart brengen van processen, zodat het zich in de loop der tijd kan aanpassen aan de veranderende eisen van zijn gebruikers. 

De kosten: wanneer is CRM-software “de moeite waard”?

Daarbij komt ook kijken dat een eenvoudige oplossing doorgaans beter betaalbaar is. Er zijn talloze CRM-leveranciers die zich specialiseren in de behoeften van jonge bedrijven en start-ups met weinig medewerkers. Deze aanbieders kennen de vereisten en behoeften van een start-up; ook wat betreft het budget. 

Het vooroordeel dat bedrijfssoftware pas “de moeite waard” is wanneer de organisatie een bepaalde omvang heeft bereikt, is achterhaald. Vooral bij kleine bedrijven kan software ondersteuning bieden die nodig is om te kunnen groeien. 

Het verlichten van administratieve werkdruk creëert extra capaciteit die vervolgens weer kan worden ingezet voor het ondersteunen van klanten, of het winnen van nieuwe. Het is dan ook geen verrassing dat CRM in het MKB populairder is dan ooit. Zelfs CRM en zzp gaan tegenwoordig steeds vaker hand in hand. 

Concluderend: hoe eerder, hoe beter

Eigenlijk valt er slechts één conclusie te trekken: hoe eerder u aan de slag gaat met CRM-software, hoe beter. Het Customer Relationship Management (CRM)-systeem verzamelt cruciale gegevens en geeft u doorslaggevende nieuwe inzichten. Start-ups kunnen dankzij deze data grote stappen zetten en doorgroeien tot een gevestigde naam binnen de respectievelijke markt. 

Als een start-up vanaf de beginfase aan de slag gaat met CRM-software, kunnen de medewerkers niet alleen wennen aan de manier waarop het werkt, maar zijn de gegevens ook vanaf het begin consistent en volledig aanwezig. Hierdoor hoeft u in de toekomst niet aan de slag te gaan met een tijdrovende datatransfer en kan u zich bezighouden met het belangrijkste dat er voor een start-up is: groeien.