CRM-software voor sportscholen: de functies en voordelen

Een CRM-systeem kan sportscholen ondersteunen met ledenadministratie en het inrichten van marketingcampagnes om nieuwe klanten aan te trekken.

In dit digitale tijdperk kan iedere onderneming profiteren van geschikte bedrijfssoftware. Om pas echt van het volle potentieel te kunnen profiteren, moeten deze ondernemingen idealiter op zoek gaan naar een branchespecifiek systeem. Deze software is namelijk precies afgestemd op de behoeften en uitdagingen van een bepaalde sector, zodat gebruikers hier vanaf dag één het meeste uit kunnen halen. 

Wij kijken in dit blog daarom naar CRM voor een type bedrijf dat tegenwoordig voor velen bijna een primaire levensbehoefte is geworden: sportscholen. Hoe kunnen zij profiteren van het juiste CRM-systeem?

Eerst meer weten over de functies en voordelen van CRM-software? Klik dan hier.

Inhoudsopgave

• CRM voor sportscholen
• Belangrijke CRM-functies voor gyms
  • 1 | Marketing
  • 2 | Ledenadministratie
  • 3 | Betalingen
  • 4 | Klanttevredenheid en de Customer Experience (CX)
• Samenvattend

CRM voor sportscholen

CRM, de afkorting van de term Customer Relationship Management, draait om de consistente oriëntatie van een bedrijf op haar eigen klanten. Het is belangrijk dat alle processen rondom de klant zo systematisch mogelijk worden ingericht, zodat ze zo goed en snel mogelijk geholpen kunnen worden. Dankzij CRM-software kunnen bedrijven deze processen digitaal in kaart brengen. En hoewel alle bedrijven kunnen profiteren van een CRM-systeem, verschillen de vereisten soms per bedrijf. 

Vaak zijn deze vereisten gekoppeld aan de branche waarin het opereert. De behoeften van een sportschool verschillen bijvoorbeeld met die van een kledingwinkel, of een bouwbedrijf. Een kledingwinkel moet druk bezig zijn met het aantrekken van een vaste klantenstroom; bij een sportschool is men vaak voor een bepaalde duur aan het bedrijf verbonden en draait het vooral om het tevreden maken en houden van deze klant. 

Belangrijke CRM-functies voor gyms

De behoeften/uitdagingen van een specifieke sector hebben veel invloed op de uiteindelijke CRM-omgeving. Over welke functies en modules moet het systeem namelijk gaan beschikken? Wat vinden bedrijven uit deze branche belangrijk, als we het over software hebben? 

Wat volgt zijn vier belangrijke functies van een CRM-systeem voor sportscholen. Belangrijk om te onthouden is dat dit een algemeen overzicht is; ieder bedrijf kan hier uiteindelijk namelijk haar eigen invulling aan geven. Maar als het aan ons ligt, dan zijn de volgende functionaliteiten onmisbaar voor sportscholen.

1 | Marketing

Wat een effectieve marketingstrategie is, dat kan per bedrijf sterk verschillen. Toch zijn er in de loop der tijd verschillende basisovereenkomsten ontdekt. Oftewel, marketing-functies waar ieder bedrijf behoefte aan heeft. Denk hierbij aan de inzet van social media en loyaliteitsprogramma’s, waar sporters worden aangespoord om een vriend of vriendin mee te nemen. 

Sociale media

Steeds meer bedrijven zijn inmiddels volop aan de slag gegaan met social media voor marketingdoeleinden. Deze platforms zijn namelijk niet alleen geschikt voor de directe verkoop van hun eigen producten of diensten, maar fungeren tevens als een manier om de naamsbekendheid te vergroten. 

Voor menig sportschool is de inzet van social media ook geen onbekend fenomeen meer. Ze kunnen deze pagina’s gebruiken om beelden van hun gym te laten zien, om potentiële klanten te kunnen overtuigen van hoe mooi/fijn de faciliteiten zijn. Door deze sociale netwerken te koppelen aan het CRM, kan men eenvoudig de resultaten van deze online campagnes inzien. De effectiviteit van social media kan zo eenvoudig worden gemeten en geëvalueerd. 

2 | Ledenadministratie

Klanten van een sportschool zijn lid van de organisatie; ze betalen vaak een maandelijks bedrag om de faciliteiten te mogen gebruiken. Gym CRM-software zou zich daarom voor een groot deel moeten focussen op ledenbeheer. Hierin heeft men per klant zicht op de huidige stand van zaken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan betalingen, afspraken en klachten, vragen of opmerkingen. 

Loyaliteitsprogramma’s

Een andere functie van het CRM-systeem waarvan veel sportscholen gebruik maken, zijn loyaliteitsprogramma’s. Hiermee spoort men de bestaande leden aan om bijvoorbeeld familie en vrienden uit te nodigen om een keer mee te sporten. Als deze mensen uiteindelijk ook een abonnement bij de sportschool afsluiten, dan krijgt het oorspronkelijke lid een beloning. Bijvoorbeeld in de vorm van een maand gratis sporten, of een goodiebag. 

Als sportscholen in staat zijn om dankzij deze methode extra klanten binnen te slepen, dan fungeert het tevens als een zeer effectieve marketingtechniek. Een module die deze loyaliteitsprogramma’s kan ondersteunen is daarom ook zeer populair in de sportsector. 

3 | Betalingen

Het monitoren en verwerken van betalingen kan tevens onderdeel uitmaken van de CRM-software. In veel gevallen vertrouwt men op een ERP-systeem voor financiële zaken, maar het CRM kan fungeren als een monitoringstool. Hier vindt men specifieke informatie terug: 

• Heeft deze klant gekozen voor een automatische incasso?
• Met welke termijn worden betalingen verricht: per maand, per kwartaal of per jaar?
• Voldoet deze klant altijd netjes aan hun betalingsplicht, of zijn er in het verleden wel eens problemen geweest met afschrijvingen?

Ledenpas

Voor sommige sportscholen kan het ook van belang zijn om de ledenpas van een klant te kunnen koppelen aan de CRM-omgeving. 

Een voorbeeld: bij de welbekende sportschool Basic Fit kunnen klanten sportwater aan hun abonnement toevoegen. Dit water kan op locatie worden getapt, nadat leden het apparaat met hun pas gescand hebben. Het is belangrijk dat het apparaat iedere unieke pas kan herkennen, want niet iedere klant kiest ervoor om dit aan hun abonnement toe te voegen. In andere woorden: het apparaat moet onderscheid kunnen maken tussen passen. Door de unieke barcode van een pas aan het klantaccount in het CRM te koppelen, kan het apparaat onderscheid maken tussen klanten die wel of niet van dit water gebruik kunnen maken. 

4 | Klanttevredenheid en de Customer Experience (CX)

Tot slot helpt het CRM-systeem met het consistent meten van de klanttevredenheid. Door toegang te krijgen tot deze data zijn sportscholen in staat om de algehele ervaring te verbeteren. 

In de sportsector is klantloyaliteit namelijk van levensbelang. Een klant sluit namelijk voor een bepaalde tijd een lidmaatschap af. Als deze periode verstreken is, dan staan ze voor een keuze: blijf ik hier sporten, of ga ik eens ergens anders kijken? Op dit moment is klantkennis onmisbaar: sportscholen die de behoeften en wensen van hun eigen klanten kennen, kunnen deze kennis inzetten om de klant te behouden. 

Onderzoek en feedback

Om deze reden is het raadzaam dat sportscholen continu bezig zijn met zelfreflectie: wat vindt de klant van de faciliteiten en dienstverlening? Antwoorden op deze vragen kunnen namelijk gebruikt worden om de ervaring te optimaliseren, zodat leden met veel plezier blijven sporten. Zeker in grotere steden is de onderlinge concurrentie groot: klanten hebben het vaak voor het uitkiezen en kunnen snel en eenvoudig hun geluk elders gaan beproeven. 

Vooral deze sportscholen moeten dus constant bezig zijn met het meten van de Customer Experience, oftewel de klantervaring. Of dit nu via enquêtes, e-mails of persoonlijk contact wordt gedaan: gyms die hun leden kennen, zijn veel beter in staat om ze ook daadwerkelijk te behouden. 

Samenvattend

We kunnen dus stellen dat sportscholen een aantal specifieke behoeften hebben, als het aankomt op een CRM-systeem dat echt bij hen past. Om ervoor te zorgen dat ze dus ook daadwerkelijk het meeste uit de software kunnen halen, is het raadzaam om op zoek te gaan naar een branchespecifiek CRM-systeem. Een systeem dat is afgestemd op de behoeften van de eindgebruikers, is namelijk vele malen effectiever dan een ‘generiek’ systeem. 

Sportscholen kunnen vooral profiteren van modules die zaken als marketing, ledenadministratie en betalingen kunnen beheren. Het is daarnaast ook belangrijk dat sportscholen zich veelvuldig bezighouden met de optimalisatie van de klantervaring. In een markt die zo competitief is als deze, zijn het namelijk deze details die het verschil kunnen maken tussen een klant die vertrekt, of een klant die met plezier bij u blijft sporten.