Customer Relationship Management-software voor offertes

Verbeter uw verkoopprestaties met geschikte CRM-software voor het beheren van uw aanbiedingen!

Offer Management, ook wel bekend als aanbiedings- of aanbodbeheer, gaat over de begeleiding van een klant naar een succesvolle afronding aan het einde van de sales pipeline. Hoewel systematisch Offer Management doorgaans voor ieder bedrijf interessant kan zijn, is het met name geschikt voor organisaties die actief zijn in zeer competitieve markten.

Klanten die talloze aanbiedingen van verschillende concurrenten ontvangen, kunnen met gericht Offer Management worden overtuigd om toch voor u te kiezen. In dit artikel kijken we naar de verschillende aspecten van Offer Management en lichten we toe hoe CRM perfect kan ondersteunen bij uw offerte-software. 

Inhoudsopgave

• Wat is Offer Management?
• De voordelen van Offer Management
• Type aanbiedingen
• Ken klanten en hun bedoelingen
• Proces van Offer Management
• Aanbieding verzenden, opvolgen en afronden
• Rol van de juiste software
• Samenvattend

Wat is Offer Management?

Offer Management is de systematische aanpak van het opstellen, creëren, volgen en evalueren van offertes. Het systematisch analyseren en optimaliseren van uw offerteproces kan cruciaal zijn voor uw succes als organisatie. Omdat het opstellen van offertes en alle daaropvolgende processen in principe altijd de verantwoordelijkheid zijn van verkoopteams, valt Offer Management tevens onder dit takenpakket. 

Gerelateerd: “De betekenis en functies van CPQ-software”

Al met al gaat Offer Management dus om de aanmoediging van klanten om uw aanbieding te accepteren. Uiteraard blijft het niet enkel bij het beheren van een aanbieding en de bijbehorende offerte, aan het einde van de dag gaat klantrelatiebeheer (Customer Relationship Management) altijd over het opbouwen van langdurige relaties. 

De voordelen van Offer Management

De systematische benadering van het offerteproces brengt allerlei verschillende voordelen met zich mee. In een ideale situatie leidt het tot het optimaliseren van verkoopprestaties en het verbeteren van het slagingspercentage van deals. Daarnaast heeft het nauwlettend monitoren van uw eigen processen, dus ook alles dat met de klant te maken heeft, altijd de potentie om de behoeften van uw doelgroep beter te leren kennen. 

Begrijp de behoeften van uw klant beter

Het is de bedoeling dat u niet alleen maar offertes aan het verzenden bent, maar ook de tijd neemt om dit proces onder de loep te nemen. Zo kan het u bijvoorbeeld inzicht verschaffen in de werkwijzen die aanslaan en een hoog slagingspercentage hebben, maar het kan u ook leren welke aanpak iets minder goed werkt. Deze waardevolle inzichten helpen de optimalisatie van uw eigen offerteproces. Dankzij een beter begrip van uw klant, weet u hoe u in het vervolg beter in kan spelen op hun behoeften. 

Klanttevredenheid

Zoals we allemaal weten, zorgt een persoonlijke en weldoordachte benadering uiteindelijk tot het verbeteren van de klanttevredenheid, wat op zijn beurt de klantloyaliteit kan vergroten. Om uzelf daadwerkelijk een 360-graden beeld van uw klant te verschaffen, dient u de verzamelde data uit de Offer Management-tool te combineren met de gegevens uit andere kanalen die u tot uw beschikking heeft.

Dit is waar Customer Relationship Management-software een rol kan gaan spelen. CRM-systemen fungeren namelijk doorgaans als centrale database voor alle klantgerelateerde informatie. Alle soorten informatie afkomstig van de verkoop-, marketing- en customer support-afdeling wordt hier overzichtelijk samengebracht.

Een analytisch CRM evalueert vervolgens deze gegevens om u van betekenisvolle inzichten te voorzien. Gebaseerd op deze informatie kan u de werkwijze, processen en strategieën van uw afdelingen optimaliseren.

Type aanbiedingen

Daarnaast kunnen CRM-tools ook operationele ondersteuning bieden bij de verschillende aspecten van aanbodbeheer. Doorgaans zijn er twee typen offertes. Type 1 is de offerte voor een potentiële klant die voor het eerst in contact treedt met uw organisatie, bijvoorbeeld omdat ze op uw website op de ‘ontvang een vrijblijvende aanbieding’ hebben geklikt. Type 2 is de vaste klant die zijn vaste contactpersoon binnen het bedrijf belt om een nieuwe aanbieding voor een andere dienst te ontvangen.

Ken klanten en hun bedoelingen

Het is een voordeel als u vroegtijdig al kan inschatten wat de intentie van de klant is. Het helpt als u de volgende vragen in een vroeg stadium al kan beantwoorden: waarom vragen ze deze offerte aan? Willen ze daadwerkelijk iets kopen of verkennen ze enkel de markt? Wat daarnaast belangrijk is, is de relatie tussen de klant en het bedrijf. Als het namelijk een vaste klant is wiens behoeften en individuele voorkeuren al bekend zijn, kan de offerte dienovereenkomstig worden opgesteld. 

Persoonlijke klantbenadering

In deze competitieve markt waarin data heeft geleid tot steeds meer gepersonaliseerde benaderingen, kan u bij het maken van offertes het beste meegaan met deze trend. Want zeg nu zelf: iedereen ontvangt toch liever een voor u op maat gemaakte aanbieding, in plaats van een template dat voelt alsof het al voor de duizendste keer opnieuw is gebruikt?

Een persoonlijke klantbenadering is echter makkelijker gezegd dan gedaan. Zeker voor nieuwe klanten, omdat men dan nog geen informatie over hen heeft. Toch hebben bedrijven de mogelijkheid om ook nieuwe klanten een goede klantervaring te bieden.

In dit digitale tijdperk beschikken bedrijven over allerlei soorten informatiebronnen die het kunnen raadplegen om meer over hun klant te leren. Zo hebben bedrijven actief in de B2B-sector altijd de mogelijkheid om de website of sociale media van een potentiële klant te analyseren. 

Proces van Offer Management

Zodra men genoeg weet over de bedoelingen van de klant en de relatie met het bedrijf, is het tijd om de daadwerkelijke aanbieding op te stellen. De offerte moet de eerder verzamelde gegevens bevatten. Daarnaast is het essentieel dat het aanbod alle belangrijke informatie bevat en geen enkele vraag onbeantwoord laat. Alleen op die manier zijn klanten in staat om een concrete beslissing te nemen.

Dit is met name cruciaal als de contactpersoon niet degene is die de beslissing moet nemen. In dat geval wordt de offerte namelijk doorgestuurd naar collega’s of leidinggevenden. Omdat zij niet over achtergrondinformatie beschikken, is het cruciaal dat zij de belangrijkste informatie direct kunnen inzien. Tegelijkertijd is het belangrijk dat u de potentiële klant niet overweldigd met te veel informatie. 

Bijbehorende software

Software voor offertebeheer helpt verkoopafdelingen ervoor te zorgen dat belangrijke informatie niet wordt vergeten. Dankzij dergelijke systemen is het bijvoorbeeld mogelijk om van tevoren te definiëren welke componenten de offerte sowieso moet bevatten. Het helpt verkopers om stap voor stap het opstel-proces van de offerte te doorlopen. 

In de meeste gevallen is dergelijke software niet op zichzelf staand, maar onderdeel van een CRM-oplossing. Ook Enterprise Resource Planning-systemen hebben vaak de mogelijkheid om Offer Management-software aan de oplossing toe te voegen. Dit verschilt echter per leverancier en het bijbehorende systeem. 

Aanbieding verzenden, opvolgen en afronden

Dan is het tijd om de offerte daadwerkelijk naar de geïnteresseerde te versturen. Hoewel deze stap grotendeels voor zichzelf spreekt, moet u hier ook rekening houden met een aantal zaken.

Heeft de contactpersoon bijvoorbeeld gevraagd om een collega of leidinggevende te CC’en? Dan kan deze niet vergeten worden. Houd bij het verzenden wederom rekening met de behoeften van uw klant, vooral als zij deze specifiek hebben aangegeven. 

Tracking

Nadat u de offerte heeft verzonden, begint de opvolging. Hoe dit proces er precies uitziet, verschilt per klant. Sommigen hebben bijvoorbeeld allerlei vragen over de aanbieding en het vervolg. In dit geval doet u er goed aan om deze vragen zo snel mogelijk te beantwoorden en hen, indien nodig, te voorzien van aanvullende informatie.

Beheren

Het kan ook gebeuren dat de klant uw offerte dagenlang onbeantwoord laat. Toch moet u in dat geval alsnog actie ondernemen en proberen in contact te komen met de geïnteresseerde partij. 

Het is in deze fase van het proces vooral belangrijk om actief in contact te blijven met de klant en hen te begeleiden richting een succesvol einde. Hierin is een gezond evenwicht echter van cruciaal belang, de klant mag zich namelijk niet lastiggevallen voelen.

Afronden

Zelfs als de deal uiteindelijk niet wordt gesloten, kan het nuttig zijn om de achterliggende redenen hiervoor te achterhalen. Het kan namelijk aan allerlei verschillende factoren liggen, dus het is belangrijk om te weten of u eventueel iets anders had kunnen doen. Lag het aan uw werkwijze, of voldoet het aanbod simpelweg toch niet helemaal aan de verwachtingen van de klant? 

Bedrijven die niet alleen weten wat ze goed kunnen, maar ook op de hoogte zijn van hun gebreken, blijven de concurrentie een stap voor. Door op de hoogte te zijn van de redenen achter mislukte deals kan men deze informatie gebruiken om het Offer Management, het algehele verkoopproces, de klantinteracties en nog veel te optimaliseren. 

Het is voor de follow-up belangrijk om te weten wat de communicatievoorkeuren van de klant zijn, indien bekend. Worden ze liever telefonisch gecontacteerd, of zijn ze uitsluitend per mail bereikbaar?

Rol van de juiste software

Zoals eerder vermeld speelt een geschikt Offer Management-systeem een cruciale rol in het hele proces, met name in de optimalisatie op zowel strategisch als operationeel niveau. De inzet van uniforme software voor aanbodbeheer zorgt ervoor dat alle medewerkers toegang hebben tot dezelfde, actuele informatie en dus altijd up-to-date zijn. 

Samenwerking op alle niveaus

De samenwerking wordt niet alleen binnen een bepaalde afdeling geoptimaliseerd, maar ook tussen verschillende gebieden van het bedrijf. Marketing, verkoop en de klantenservice hebben allemaal direct of indirect contact met klanten. Het gebruik van een uniform softwaresysteem zorgt ervoor dat al deze gebieden informatie met elkaar uit kunnen wisselen. 

Zo komt een klant bijvoorbeeld als eerst in contact met een marketinguiting, die op zijn beurt weer is opgesteld op basis van klantinformatie aangeleverd door de customer support-afdeling. Eenmaal geïnteresseerd komt men vervolgens in aanraking met de verkoopafdeling. Door deze vicieuze cirkel goed in te richten, werken alle afdelingen efficiënt met elkaar samen en wordt er gewerkt aan een persoonlijke en doelgerichte klantbenadering. 

Samenvattend

Offer Management gaat over de doelgerichte aanpak tijdens het tot stand komen, opstellen en opvolgen van een offerte. Het doel is om het voltooiingspercentage en de verkoopprestaties in het algemeen te optimaliseren. Tegelijkertijd kan effectief aanbodbeheer ook secundaire voordelen met zich meebrengen, zoals een betere klantloyaliteit. 

Met behulp van software voor Customer Relationship Management en Enterprise Resource Planning kunnen bedrijven alle fases van het Offer- en Sales Management-proces zo effectief mogelijk inrichten en verwerft het de inzichten die nodig zijn voor voortdurende optimalisatie. Alleen op deze manier stellen organisaties zich in staat om mee te bewegen met deze voortdurend innoverende zakelijke markt.