CRM-software voor de gezondheidszorg

Met een CRM-systeem voor de zorg kunt u uw gegevens beschermen, nieuwe patiënten aantrekken en zorgen voor naadloze informatie-uitwisseling met overige systemen.

Als het om gezondheid gaat, spelen vertrouwen en patiënttevredenheid een grote rol. Veel praktijken en faciliteiten moeten elke dag honderden verschillende patiënten behandelen en elke stap uitvoerig documenteren. Zonder de juiste software ondersteuning is dit een bijna onmogelijke taak. CRM-softwaresystemen helpen hierbij en doen ook nog veel meer.

Inhoudsopgave

• CRM-software voor de gezondheidszorg
  • Patiëntenwerving
  • Patient Management
  • Medicatiemanagement
  • Gegevensbescherming
  • Contactpersonen toewijzen
  • Koppeling met laboratorium informatiesystemen
  • Recruitment Management
• Healthcare CRM voor verschillende disciplines
• Uitstekende communicatie dankzij het CRM
• Conclusie: beter managen van patiënten en personeel
• Meer over CRM-software

CRM-software voor de gezondheidszorg

Customer Relationship Management (kortweg CRM) houdt zich bezig met de centrale oriëntatie van een bedrijf op de eigen klanten en de bijbehorende systematische inrichting van alle klantrelatieprocessen. Daarnaast brengt het alle relevante klantgegevens in kaart, waardoor de organisatie meer inzicht kan krijgen in haar eigen klanten. Dit is voor een organisatie in de zorgsector niet anders, alleen hebben we het in dat geval, in plaats van klanten, over patiënten.

Binnen de HealthCare CRM-systemen wordt er tevens onderscheid gemaakt tussen twee verschillende soorten. Het eerste type houdt zich voornamelijk bezig met het efficiënt verbinden van zorgorganisaties met haar patiënten. Het tweede type richt zich op het netwerken met overige (zorg)instellingen. 

Zoals in het begin al vermeld, verschillen CRM-softwareoplossingen voor de zorgsector sterk van klassieke CRM-software. In HealthCare CRM-systemen zijn er soms totaal verschillende modules, of modules die speciaal zijn afgestemd op de behoeften van deze sector. Laten we eens kijken welke modules het meest voorkomen binnen deze branche.

Patiëntenwerving

Een groot deel van uw clientenbestand zal voortkomen uit de noodzaak om met een specialist af te spreken. Er zullen delen van ons land zijn waarin men niet direct heel veel keuzemogelijkheid heeft en dus in de meeste gevallen bij u terecht zal komen, maar in drukbevolkte gebieden is dit absoluut niet het geval.

Met ziekenhuizen als uitzondering op de regel, moet u als zorginstelling feitelijk gezien uw patiënten toch zien te overtuigen om uw vertrouwen te winnen. Niemand gaat voor de lol naar de tandarts, maar als men keuzemogelijkheid heeft: waarom zouden ze voor u moeten kiezen?

Het is dus toch echt belangrijk om u bezig te houden met patiëntenwerving, iets waarbij een CRM-systeem uitstekend kan ondersteunen. U zal mensen bewust moeten maken van het bestaan van uw organisatie. Binnen deze branche is het belangrijk om autoriteit en goede zorg uit te stralen. Een bezoek aan uw praktijk ontstaat voor de meesten uit noodzaak en wordt doorgaans niet als ‘leuk’ ervaren, dus dit zou uw boodschap aan uw potentiële ‘klanten’ ook niet moeten zijn. Wel moet u hen dus overtuigen waarom ze voor u moeten kiezen, dus uitstralen dat u er te allen tijde voor hen bent is een goede manier om men hiervan te overtuigen.

Patiëntmanagement

Met de module “Patiëntbeheer” is het mogelijk om onder andere alle afspraken, documenten en recepten op elk moment en vanaf elke locatie te beheren. Afspraakherinneringen kunnen worden geautomatiseerd, afspraken worden bijgehouden en deze kunnen opnieuw worden ingepland als patiënten niet komen opdagen. De digitaal opgeslagen patiëntinformatie is altijd beschikbaar zodat deze niet steeds opnieuw verzameld hoeft te worden. Daarnaast kan iedere bevoegde medewerker er op ieder gegeven moment bij: bladeren door mappen en formulieren, op zoek naar de juiste informatie, is hierdoor verleden tijd. 

De gegevens in de patiëntendossiers kunnen ook worden gebruikt om automatisch facturen en betalingen te volgen, verwijzingen van en naar andere artsen in te zien, of om automatische betalingsherinneringen te verzenden.

Medicatiemanagement

Deze tool maakt het eenvoudiger om medicijnen te beheren. Zo kan men elektronische recepten direct naar de apotheek toesturen, zodat een patiënt deze meteen op kan halen. Daarnaast is er ook een mogelijkheid om patiënten herinneringen voor het innemen van medicatie toe te sturen. 

Gegevensbescherming

Patiëntgegevens moeten uiterst zorgvuldig bewaard en beschermd worden. Deze bestanden bevatten zeer gevoelige en persoonlijke informatie. Aanbieders van branchespecifieke software voor de zorgsector zijn zich bewust van de hoge eisen op het gebied van gegevensbescherming en zorgen er dus voor dat ze hieraan kunnen voldoen. Zo laat u het beschermen van deze gevoelige gegevens aan de echte experts over. 

Contactpersonen toewijzen

Als zorginstelling heeft u niet alleen met uw patiënten, maar ook veelvuldig met andere professionals binnen de branche te maken. Met generieke CRM bent u meestal in staat om een contactpersoon aan slechts één organisatie te koppelen, bij branchespecifieke CRM voor de zorg is dit niet het geval. Een arts waarmee u veelvuldig contact heeft maar die in verschillende instellingen actief is, kan hiermee eenvoudig aan meerdere locaties worden gekoppeld. 

Koppeling met laboratorium informatiesystemen

CRM voor de gezondheidszorg moet in staat zijn om gegevens uit laboratorium informatiesystemen automatisch te verenigen en met elkaar af te stemmen. Generieke CRM heeft hier geen functionaliteiten voor. Dit gaat niet alleen gepaard met extra inspanning, maar ook het risico op fouten wordt hierdoor verhoogd. Zeker in de zorgsector moet dit koste wat kost vermeden worden. 

Recruitment Management

Met het rekruteringsbeheer wordt het veel eenvoudiger om medisch personeel te vinden. Aanvraagprocedures kunnen op veel plaatsen worden geautomatiseerd, wat veel tijd bespaart en processen efficiënter maakt. Vooral in de gezondheidssector wordt het steeds moeilijker om personeel te vinden. Daarom moet elke instelling zich onderscheiden ten opzichte van de concurrentie.

Een ongecompliceerd en snel aanvraagproces maakt altijd deel uit van dergelijke maatregelen. Geautomatiseerde reacties kunnen direct worden verzonden nadat de aanvraag is ontvangen, afspraken voor interviews kunnen door het systeem worden voorgesteld en uitnodigingen kunnen worden verzonden.

Healthcare CRM voor verschillende disciplines

Healthcare CRM is de verzamelnaam voor de verschillende soorten CRM-softwaresystemen die worden gebruikt in de gezondheidszorg. De systemen in deze categorie moeten voldoen aan hoge normen en strenge eisen. Hierdoor weet u zeker dat u met een partij in zee gaat die écht verstand heeft van de manier waarop zaken in uw branche verlopen. 

Afhankelijk van uw domein of specialisatie kan de software hierop afgesteld worden. Het is vaak eenvoudig mogelijk om bepaalde modules/functies toe te voegen, of juist weg te laten. Een tandartspraktijk heeft bijvoorbeeld op sommige gebieden andere wensen en eisen dan een fysiotherapeut. 

Uitstekende communicatie dankzij het CRM

Dankzij het Customer Relationship Management-systeem kunnen de interne- en externe communicatie enorm worden verbeterd. Zo biedt het de mogelijkheid om patiënten te benaderen via hun voorkeurskanalen om ze geautomatiseerde berichten toe te sturen, bijvoorbeeld met betrekking tot:

• Afspraakherinneringen
• Feedback op de afspraak
• Gezondheidstips
• Korting op bepaalde gezondheidscursussen
• Terugkerende herinneringen voor een screening

Het is ook mogelijk om een chatbot te verwerken in uw CRM-systeem. Hiermee kunnen patiënten 24 uur per dag antwoord krijgen op hun vragen.

Daarnaast wordt de interne communicatie ook aanzienlijk verbeterd door het systeem. Medisch personeel maakt vaak gebruik van gratis applicaties om vanuit de verschillende afdelingen/faciliteiten met elkaar te communiceren. Dergelijke communicatie kan echter veel beter opgezet worden via vergelijkbare applicaties binnen het CRM-systeem. Zo blijft vertrouwelijke informatie over patiënten binnen uw beveiligde CRM-omgeving. 

Conclusie: beter managen van patiënten en personeel

Met een HealthCare CRM kunnen de bijzondere uitdagingen van instellingen in de gezondheidssector veel eenvoudiger worden overwonnen. Of het nu gaat om communicatie met patiënten of met uw eigen medewerkers, CRM-software helpt om dit veel efficiënter in te richten.

De software maakt het ook veel makkelijker om geschikt personeel te vinden en aan te nemen. Dankzij de mogelijkheden tot automatisering wordt de dagelijkse administratie aanzienlijk vereenvoudigd en ontstaat er meer ruimte voor zorgen van de patiënt.

Meer over CRM-software

Bent u op zoek naar een (nieuw) CRM-softwaresysteem maar blijft het een uitdaging om het juiste systeem te vinden? Dat snappen wij heel goed. De CRM-markt is ontzettend groot en heel divers. Wij raden u aan om altijd weloverwogen en goed geïnformeerd op zoek te gaan. Voor extra tips om u op weg te helpen naar een passend CRM-systeem verwijzen wij u graag door naar onze kennisbank, zodat u met een goede voorbereiding op zoek kan gaan.

Bent u al goed op de hoogte en benieuwd welke leverancier u van dienst zou kunnen zijn? Vul dan onze leverancier-onafhankelijke CRM-software vergelijkingstool in en ontdek welke leverancier uw CRM-project waar zou kunnen maken!