Welke CRM-integraties zijn interessant voor uw organisatie?

Een CRM-systeem moet met alle bestaande software verbonden kunnen worden. Ontdek hier alles over de mogelijkheden van de verschillende CRM-integraties.

CRM, de afkorting van de term Customer Relationship Management, brengt vele voordelen met zich mee. Maar de software is pas écht van onschatbare waarde, wanneer het in verbinding staat met de andere systemen die uw organisatie in gebruik heeft. En daarom kijken wij in dit blog naar de belangrijkste integraties van een CRM-systeem. 

Inhoudsopgave

• Wat doet een integratie?
• 1 | Het ERP-systeem
• 2 | Een interface voor financiële boekhouding
• 3 | De verbinding met uw webshop
• 4 | Koppelingen met marketingprogramma’s
  • Beschikken over een database
• Automatisering is de sleutel tot succes
• Overige CRM-integraties

Wat doet een integratie?

Een integratie is een ander woord voor de koppeling van het ene systeem, met een ander systeem. Hierdoor zijn beide systemen in staat om informatie met elkaar uit te wisselen, waardoor verschillende processen een stuk soepeler zullen verlopen. Een CRM-systeem bevat vaak meerdere integraties met verschillende systemen die bedrijven tevens in hun beheer hebben. Wat volgt zijn de vier belangrijkste (en tevens populairste) integraties.

1 | Het ERP-systeem

Enterprise Resource Planning, oftewel ERP, houdt zich bezig met de automatisering van processen en de verzameling van bedrijfsbrede informatie. Bijna ieder bedrijf beschikt er wel over. Door het CRM met de ERP-software te combineren, wordt vooral het ERP-systeem aangevuld met allerlei nuttige informatie uit het CRM-systeem. Bedrijfsactiviteiten als marketing of klantenservice kunnen hierdoor nog beter gemonitord worden. Beide systemen profiteren overigens van deze onderlinge verbinding. 

De combinatie legt een solide basis voor consistente gegevensuitwisseling, die tevens geautomatiseerd wordt. Zo wordt de werkdruk van de gebruikers ook nog eens verminderd. Zo kunnen financiële gegevens bijvoorbeeld eenvoudig vanuit het ERP-systeem overgedragen worden naar het CRM. Gegevens over een klant die niet meer betaalt worden vastgelegd in het ERP, maar het is ook belangrijk dat de gebruikers van het CRM hiervan op de hoogte zijn. Dit zijn slechts een aantal voordelen die de integratie tussen het ERP en CRM met zich meebrengt.

2 | Een interface voor financiële boekhouding

Veel bedrijven beschikken over een apart systeem waarmee de boekhouding wordt gedaan. De samenwerking tussen het CRM en deze software brengt veel voordelen met zich mee. Als er bijvoorbeeld een factuur in het CRM-systeem wordt aangemaakt, dan kan deze automatisch worden overgedragen naar het boekhoudsysteem. Tijdens deze overdracht kan ervoor gezorgd worden dat belangrijke gegevens zoals het factuurnummer al zijn ingevuld, waardoor een groot deel van deze gegevensuitwisseling geautomatiseerd kan worden. 

3 | De verbinding met uw webshop

Voor bedrijven die hun producten of diensten verkopen via een webshop, is de integratie met het CRM van levensbelang. Alle bestellingen kunnen hierdoor rechtstreeks via beide systemen worden uitgewisseld. De webshop registreert de bestelling in het CRM en zorgt er tevens voor dat de bal gaat rollen, zodat de klant zijn of haar bestelling zo snel mogelijk kan ontvangen. Alle gegevens die de klant tijdens de bestelling achterlaat, worden tevens in de CRM-omgeving opgeslagen. 

4 | Koppelingen met marketingprogramma’s

Marketing is een van de hoofdtaken van het CRM. In de praktijk gebruiken veel bedrijven verschillende tools, waarmee ze bijvoorbeeld hun nieuwsbrief of andere commerciële e-mails vorm kunnen geven. Of denk bijvoorbeeld aan een tool waarmee alle berichten op social media ingepland kunnen worden. 

Beschikken over een database

Deze programma’s hebben echter alleen maar toegevoegde waarde, als de gebruikers binnen deze omgeving kunnen beschikken over de juiste gegevens. En waar komen deze gegevens vandaan? Precies, het CRM-systeem. Door dergelijke programma’s dus met het CRM te koppelen, bespaart u een hoop handmatige data-invoer. 

De connectie werkt overigens andersom ook erg prettig: wanneer men de nieuwsbrief in het desbetreffende programma heeft afgerond, kan deze direct naar alle relevante adressen uit het CRM-systeem verstuurd worden. 

Automatisering is de sleutel tot succes

Voor de oplettende lezer is er een duidelijk thema te herkennen. De integraties zorgen er namelijk voor dat veel handmatige activiteiten geautomatiseerd kunnen worden. 

In dit digitale tijdperk kunnen we eigenlijk niet meer zonder automatisering. Waarom zouden we deze gegevens handmatig invoeren en uitwisselen, als het systeem dit ook kan? Op de lange termijn zijn bedrijven hierdoor in staat om een hoop kostbare middelen (lees: tijd en geld) te besparen. 

Overige CRM-integraties

Naast deze voorbeelden zijn er nog talloze integraties denkbaar. Denk bijvoorbeeld aan de koppeling met Outlook, of Microsoft-applicaties als Word en Excel. Voor een callcenter kan een integratie met het telefoonsysteem erg belangrijk zijn. 

Over welke integraties uw toekomstige CRM-oplossing precies beschikt, dat verschilt vaak per leverancier. Breng daarom van tevoren goed in kaart welke systemen u momenteel al gebruikt en welke u wellicht van plan bent om in de toekomst te gaan gebruiken. Zo kunt u namelijk achterhalen of uw leverancier aan deze vraag kan voldoen en al uw gewenste integraties kan realiseren.