Wat is een Content Management Systeem (CMS)?

Alles over het CMS: een definitie, voordelen, toepassingsgebieden en de koppeling met CRM-software leest u hier.

Iedere organisatie moet tegenwoordig op een bepaalde manier terug te vinden zijn op het internet. Online vindbaarheid is één, maar nog belangrijker is wat men dan aan deze kanalen heeft. Een van de beste manieren om een klant te overtuigen van uw product of dienst, is door online kanalen te voorzien van waardevolle content, waarmee u uitstraalt dat u de beste oplossing bent voor het probleem of de behoefte die zoekenden hebben. Een CMS helpt u bij het bedenken, creëren, organiseren en plaatsen van deze content. 

Inhoudsopgave

• Definitie
• Voordelen
• Kenmerken
• CMS en CRM
• Samenvattend

CMS: een definitie

Het Content Management Systeem, ook wel bekend als het CMS, is verantwoordelijk voor de creatie, het bewerken, vormgeven en plaatsen van digitale content (berichten). Meestal wordt het CMS geïntegreerd met een website, zodat blog- of nieuwsartikelen vanuit het CMS direct op de website geplaatst kunnen worden. Echter, in sommige gevallen wordt het ook simpelweg gebruikt om eenvoudige tekstdocumenten te creëren en beheren. Mocht het systeem echt alleen maar gebruikt worden voor het plaatsen van content op websites, dan wordt het ook wel een Web Content Management Systeem (WCMS) genoemd.

Toegang

Net als bij het CRM-systeem, of bijna iedere andere moderne softwareapplicatie, kunnen gebruikers van het CMS zorgvuldig worden toegewezen met passende toegangsrechten, afhankelijk van hun functie en verantwoordelijkheidsgebied. Het is belangrijk dat de toegang tot het systeem beperkt blijft tot degenen die hier ook daadwerkelijk verantwoordelijk voor zijn. Zij zijn immers degenen die hierdoor naar wens inhoud aan uw website kunnen toevoegen, een verantwoordelijkheid die niet voor iedere medewerker weggelegd zal zijn. 

De voordelen van een CMS

Het gebruik van een Content Management Systeem kent talloze voordelen. Het samenwerkingsaspect is bijvoorbeeld erg belangrijk. Het gebruik van een uniform, centraal platform bevordert de samenwerking bij het creëren, organiseren en delen van content aanzienlijk. 

Zo kunnen auteurs eenvoudig taken verdelen en van elkaar inzien waar ze op dat moment mee bezig zijn. Dit voorkomt dat twee medewerkers met hetzelfde project bezig zijn, en iedereen kan hierdoor inzien wat er nog gedaan moet worden. 

Gebruiksgemak

Naast het vergemakkelijken van de onderlinge samenwerking, is CMS-software tevens zeer gebruiksvriendelijk. Het bedienen van het systeem vereist weinig tot geen programmeerkennis en is doorgaans behoorlijk voor de hand liggend. Redacteuren hoeven hierdoor geen lange training te volgen, om te begrijpen hoe ze de inhoud van hun eigen website wijzigen. 

WYSIWYG

Contentmanagementsystemen worden soms ook wel WYSIWYG-editors genoemd, vanwege diens ‘recht toe recht aan’ interface. WYSIWYG is een afkorting voor de Engelse uitspraak ‘What You See Is What You Get’, ofwel: ‘wat je ziet is wat je krijgt’. Dit houdt in dat de indeling van een artikel in het CMS, ook op die manier op de website vormgegeven zal worden.

De kenmerken van een contentmanagementsysteem

Hoewel bijna geen enkel softwaresysteem identiek is, beschikken de meeste CMS-systemen over vaste kenmerken en functionaliteiten waar iedere gebruiker van kan profiteren. Laten we deze eens overzichtelijk op een rij zetten:

• Gebruiksvriendelijkheid. Zoals eerder vermeld, focussen veel CMS-ontwikkelaars zich op het creëren van een straight-forward en gebruiksvriendelijk softwaresysteem.
• SEO-tools. Als men voor het web schrijft, moet het zoveel mogelijk voldoen aan de gevestigde normen op het gebied van SEO. Een artikel schrijven is één, maar de boodschap en keywords moeten weldoordacht zijn. Sommige CMS-systemen hebben SEO-tools in de software geïntegreerd, die bijvoorbeeld aanbevelingen geven over de content die u schrijft.
• Op data gebaseerde, gepersonaliseerde content. Geavanceerde CMS-systemen zijn niet alleen om content in te schrijven, maar voorzien u ook van de data die kan helpen bij het ontwerpen en inrichten van deze content. Werk dat op data wordt gebaseerd, is vele malen effectiever dan berichten waarvan men bijvoorbeeld niet weet wat de exacte doelgroep is.
• E-commerce en social media integraties. Naast het schrijven van content voor de website, is het vaak ook mogelijk om bijvoorbeeld de webshop en social media van het bedrijf te integreren in het CMS-systeem, zodat ook hier eenvoudig en snel content voor gecreëerd kan worden.
• Workflow management. Zoals vermeld bevordert het CMS de onderlinge samenwerking in een team, en sommige systemen beschikken ook over tools voor project- en workflow management.
• Flexibele inrichting. Veel CMS-systemen kunnen op de behoeften en wensen van een gebruiker afgestemd worden, bijvoorbeeld aan de hand van extensies. 
• Mediamanagement. Doorgaans beschikken CMS-platforms over uitgebreide bibliotheken waar niet alleen tekst, maar ook audiovisuele content opgeslagen kan worden. 

Kunstmatige intelligentie (AI)

Bijna alle moderne softwaresystemen maken op een bepaalde manier gebruik van kunstmatige intelligentie. Logisch, want de slimme digitale assistenten kunnen feilloos ondersteunen bij de inrichting van alledaagse processen. Dus ook voor de processen en werkzaamheden die men in het CMS uitvoert. Het is dan ook geen verrassing dat steeds meer Content Management-systemen voorzien worden van de slimme technologieën. 

CMS en Customer Relationship Management

Veel bedrijven die hun website actief bijwerken en voorzien van nieuwe content, kiezen daarom ook voor de integratie van een CMS in de CRM-omgeving. Dit kent namelijk de volgende voordelen:

#1. Automatisering

Een belangrijk voordeel dat voortvloeit uit de koppeling van verschillende systemen, is de vermindering van handmatige inspanningen bij het gegevensonderhoud. Het verbinden van de systemen zorgt ervoor dat alle belangrijke gegevens overal in te zien zijn, zonder dat deze handmatig overgezet moeten worden. 

Hierdoor worden bepaalde processen steeds meer geautomatiseerd. Gebruikers van het CMS kunnen gegevens die voor hen het meest relevant zijn inzien in het contentmanagementsysteem, en deze bijvoorbeeld direct toepassen in een publicatie. 

#2. Personalisatie

De meeste CMS-systemen bieden talloze mogelijkheden voor gegevensverzameling. Een koppeling met het CRM-systeem zorgt ervoor dat deze belangrijke klantgegevens direct worden doorgestuurd naar de omgeving voor klantrelatiebeheer. Deze belangrijke gegevens geven bedrijven een beter beeld van hun doelgroep, klanten en websitebezoekers, zodat deze nog gerichter benaderd kunnen worden. 

#3. Verkoopsucces

De combinatie van de twee eerder genoemde voordelen kan er uiteindelijk voor zorgen dat het verkoopsucces wordt vergroot. Een beter inzicht in de behoeften en gedragingen van een klant zorgt ervoor dat verkopers hier gerichter op in kunnen spelen, en hen op maat gemaakte aanbiedingen kunnen doen. Uiteindelijk kunnen, en zullen deze inzichten leiden tot een beter begrip van de doelgroep. 

Samenvattend

Het Content Management Systeem is voor veel moderne bedrijven onmisbaar geworden. Ze maken het namelijk aanzienlijk eenvoudiger om de eigen website of andere mediavormen up-to-date te houden, iets dat cruciaal is in dit digitale tijdperk. Doordat alle medewerkers met hetzelfde CMS werken, wordt de samenwerking bij het plannen en creëren van content geoptimaliseerd. 

Wanneer het CMS met de CRM-omgeving wordt verbonden, pas dan is men in staat om zijn volledige potentieel te benutten. Binnenkomende gegevens kunnen hierdoor rechtstreeks naar het CRM-systeem overgedragen worden, zodat ze hier verder toegepast en geanalyseerd kunnen worden. Het benutten van deze data zorgt ervoor dat het bedrijf een beter beeld krijgt van zijn doelgroep, iets dat het verkoopsucces op de lange termijn zal vergroten.