Casestudy: Jaga - Scapta

Waarom Jaga, wereldspeler in de ontwikkeling en productie van radiatoren, kiest voor Microsoft Dynamics 365 van Scapta.

Jaga is een wereldspeler in de ontwikkeling en productie van radiatoren, met de hoofdvestiging in Diepenbeek (Limburg). Sinds het ontstaan in 1962 focust Jaga op innovatie en creativiteit. Jaga doorbreekt het traditionele denken en verrast al decennia lang met nieuwe concepten, zowel op technisch als esthetisch vlak. De creativiteit en innovatie die ze aan de man brengen met hun concepten ontbrak echter in hun CRM-systeem.

Jaga was aan de slag met een verouderde versie van Microsoft CRM 2016. Hoewel het systeem in het verleden zijn nut had bewezen, was het hoog tijd voor een performantere versie. Jaga ging op zoek naar een nieuwe betrouwbare én lokale partner die hen hierbij kon helpen. Een partner die altijd voor hen klaar staat en die vonden ze in Scapta!

DE UITDAGING

Voor dit project had Jaga heel wat vereisten: zo moest er een integratie zijn tussen de CRM- en ERP-software, alsook met de Office 365 tools. Daarnaast was Jaga op zoek naar een productconfigurator voor het opstellen van offertes. En als kers op de taart ook rapportage of BI tools die alles mooi visualiseren. Hun grootste wens? Zoveel mogelijk standaardisatie en zo weinig mogelijk maatwerk; in tegenstelling tot hun productmotto.

“Vooral de gepersonaliseerde aanpak en snelle dienstverlening is een pluspunt voor ons.” ~Robby Hagelsteens, Controlling Manager

DE OPLOSSING

De wensen van Jaga waren duidelijk: een nieuwe CRM-partner die de organisatie naar het volgende niveau kon brengen. Het Scapta-team boog zich over deze uitdaging en samen met de klant ontwierp Scapta een plan van aanpak. Het doel was helder; een nieuw cloudsysteem waarin een betere opvolging mogelijk is, minder marge voor fouten is en dat alles zonder de onderhoudszorgen van een server.

“Na enkele analyse-workshops, beslisten we om de huidige omgeving te upgraden naar Microsoft Dynamics 365 Sales & Customer Service. Daarnaast gingen we een samenwerking aan met Experlogix solutions voor het bouwen van offertes. Dat was zeker geen evidentie gezien Jaga’s productcatalogus 400 pagina’s telt en alles maximaal personaliseerbaar is.”, vertelt Steven Seerden, Account Manager bij Scapta.

Vandaag werken alle commerciële medewerkers van Jaga in hetzelfde systeem en volgens hetzelfde proces. En dat doen ze waar en wanneer ze willen dankzij de gekozen cloudoplossingen. Door deze administratieve ontzorging werken de medewerkers efficiënter, vlotter en nauwkeuriger dan voorheen.

MICROSOFT DYNAMICS 365 SALES & CUSTOMER SERVICE

Het volledige CRM-systeem (Microsoft Dynamics 365 Sales & Customer Service) is door het Scapta-team geupdatet. Ook alle standaardintegraties
met Office 365 (Sharepoint, Onenote, Outlook, Teams,…) werden meteen geactiveerd. Medewerkers kunnen zo leads, contacten en klanten nog beter opvolgen. Dankzij dit geïntegreerd verkoopproces kunnen ze een persoonlijkere en vlottere service bieden. Met het oog op de toekomst, werden Dynamics 365 Sales en Customer Service gemigreerd naar een cloudoplossing. Zo heeft Jaga steeds de laatste Microsoft updates en ook het onderhoud van de servers valt hierdoor weg. Rapportage doet Jaga via PowerBI, de Business Intelligence oplossing van Microsoft. De rapporten zijn altijd en overal beschikbaar, volledig dynamisch en geïntegreerd met Dynamics 365.

EXPERLOGICS CPQ

De productconfigurator die Jaga voor ogen had moest voornamelijk voor structuur en uniformiteit zorgen in het aanbod van 380.000 personaliseerbare producten. Geen eenvoudige opdracht, maar Scapta bleef niet bij de pakken zitten en ging meteen op zoek naar de juiste partner. Experlogix kwam zo uit de bus! Zij kunnen de meest complexe configuraties eenvoudig aan. Dankzij de integratie van DocumentsCorePack, is het mogelijk om offertes automatisch tot orders om te zetten, allemaal binnen Dynamics 365 Sales. Hoe complexer het configuratieproces is, hoe meer tijdswinst men zal maken dankzij de nieuwe configurator! Nieuwe productfeatures worden twee keer per jaar toegevoegd om het systeem up-to-date te houden

“Door gebruik van onze Experlogix CPQ-oplossing kan Jaga haar klanten beter bedienen. Zo zitten de klanten er sneller warmpjes bij!” ~Wim Mak, Sales Director at Experlogix

VERDER VERLOOP

De samenwerking tussen Scapta en Jaga verliep erg vlot. In samenspraak met 2 key-users werd het hele project uitgerold. “De mensen van Jaga wisten heel goed waarover ze spraken en waar ze naartoe wilden. Dat maakt de samenwerking superfijn en efficiënt!”, vult Steven Seerden, verder aan.

Alle eindgebruikers zijn ondertussen aan de slag met deze oplossing. Het ganse team is erg tevreden met de nieuwe, tijdbesparende manier van werken! Het bespaart Jaga niet alleen tijd, er is ook veel minder ruimte voor (menselijke) fouten. Er werd alvast gesproken over een verdere uitrol naar de verschillende Jaga-afdelingen wereldwijd. Op naar de toekomst!