De betekenis en functies van CPQ-software

Wat is CPQ-software en hoe kan het ondersteuning bieden bij het stroomlijnen van uw bedrijfsprocessen?

We bevinden ons volop in het tijdperk van de digitale transformatie. In vrijwel ieder aspect van het leven, professioneel of privé, komen we in aanraking met de meest uiteenlopende softwareoplossingen die ingericht zijn om ons leven eenvoudiger te maken. Van navigatiesystemen die ons zo snel mogelijk naar onze bestemming brengen en files/ongelukken vermijden, tot geavanceerde AI-tools die bedrijven helpen om hun klanten beter in kaart te kunnen brengen.

Voor verkoopteams is een CPQ-systeem een mooi voorbeeld van een softwareoplossing die het leven makkelijker moet maken. Dit systeem wordt voornamelijk gebruikt binnen bedrijven die met klantspecifieke en dus complexe producten of talloze productvarianten werken. In dit artikel kijken we naar de definitie van een CPQ-systeem en de taken die het uit kan voeren.

Inhoudsopgave

• Definitie CPQ
• CPQ-software
• CPQ- en CRM-systemen
• CPQ en Industry 4.0
• Functies van een CPQ-oplossing

Definitie CPQ

De afkorting CPQ staat voor Configure Price Quote. Dit is een keten van processen en taken op het gebied van verkoop, die vooral belangrijk is binnen bedrijven die sterk geïndividualiseerde producten en talrijke productvarianten verkopen. Configure staat voor het configureren van het door de klant gewenste product, Price voor de prijs van het product en Quote voor het opstellen van het aanbod.

CPQ-software 

CPQ-oplossingen vervullen, net als andere bedrijfssoftware, de functie van het stroomlijnen van anderszins complexe, handmatige processen. Dit is dan ook meteen het grootste voordeel van CPQ-software: het ontlast medewerkers van productconfiguratie, prijsstelling en het opstellen van offertes, waardoor ruimte overblijft voor andere werkzaamheden. In het geval van verkoopmedewerkers kan deze waardevolle tijd besteed worden aan persoonlijk contact met klanten.

Een prijsopgave configureren: de voordelen

Het handmatig opstellen en invoeren van gegevens over op maat gemaakte producten, kan ontzettend veel tijd in beslag nemen. CPQ-systemen bieden hierin uitkomst en zijn met name geschikt voor bedrijven die gepersonaliseerde, klantspecifieke producten aanbieden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bedrijven in de discrete productiesector. 

Met de juiste software kunt u middelen besparen, de omzet verhogen en tegelijkertijd de kans op fouten bij het opstellen van aanbiedingen verminderen. De inzet van een geschikt CPQ-systeem heeft uiteindelijk dus ook een positief effect op de klanttevredenheid. 

CPQ- en CRM-systemen

CPQ-systemen zijn vaak geen op zichzelf staande oplossingen, maar vormen eerder een module binnen de bestaande CRM-software. Customer Relationship Management-software brengt klantrelatiebeheerprocessen digitaal in kaart en verbindt zo alle bedrijfsgebieden en afdelingen met direct en indirect klantcontact zoals marketing, verkoop en de klantenservice. 

Veel aanbieders van CRM-software hebben ook CPQ-modules of zelfstandige oplossingen in hun portfolio, die vervolgens eenvoudig gekoppeld kunnen worden aan het Customer Relationship Management-systeem.

Naadloze informatieuitwisseling

Deze combinatie zorgt ervoor dat er een naadloze gegevensuitwisseling tussen beide programma’s kan plaatsvinden en dat alle belangrijke informatie voor iedere medewerker in realtime beschikbaar is. Hierdoor werkt uw personeel met dezelfde, correcte data en vervalt de noodzaak van het tijdrovende en foutgevoelige dataonderhoud.

Dit centrale databeheer heeft uiteindelijk ook een positief effect op de klanttevredenheid omdat alle medewerkers te allen tijde up-to-date zijn en klanten sneller, maar ook persoonlijker kunnen bedienen. Een goed geïnformeerd medewerker is veel beter in staat om de klant efficiënter te bedienen. 

CPQ en Industry 4.0

Niet geheel onbelangrijk is de connectie tussen CPQ en Industry 4.0. Leveranciers hebben hun oplossingen in de loop van de tijd aanzienlijk ontwikkeld en geprofiteerd van de kansen die de huidige digitale ontwikkelingen van de Industry 4.0 bieden. Zo kunnen productconfiguraties via het CPQ- en CRM-systeem rechtstreeks naar het ERP-systeem worden overgedragen voor verdere verwerking (facturatie, voorraadbeheer, etc.). Zo creëert u een uniforme en efficiënte inrichting van uw processen.

Functies van een CPQ-oplossing

Zoals het acroniem suggereert, bestaan CPQ-oplossingen uit drie hoofdcomponenten en omvatten ze drie belangrijke functies:

1. Productconfiguratie
2. Op regels gebaseerde prijsbepaling
3. Softwarematig opstellen van aanbiedingen

Deze drie kerngebieden kennen allemaal hun eigen aanvullende functies. Deze variëren van systeem tot systeem, maar omvatten meestal het volgende:

(C)onfigure - Productconfiguratie-functies

Op het gebied van productconfiguratie kunnen geschikte softwareoplossingen bijvoorbeeld al cross- en upselling-potentieel identificeren, zodat verkoopmedewerkers deze volledig kunnen benutten. Deze module omvat vaak ook de mogelijkheid om 3D-visualisaties van producten te ontwikkelen: een beeld zegt namelijk meer dan duizend woorden. Deze visuele ondersteuning kan vaak gecombineerd worden met een CAD-systeem. Daarnaast is een CPQ-oplossing ook in staat om een geautomatiseerde volledigheidscontrole uit te voeren, om hiermee eventuele fouten te voorkomen. 

(P)rice - Prijsfuncties

Na het configureren van het product/de producten begint het prijzen: in potentie een zeer uitgebreid proces als het gaat om op maat gemaakte producten. CPQ-systemen kunnen hier een oplossing bieden via talrijke automatiseringen die worden gebaseerd op vooraf opgestelde prijsstructuren. Tegelijkertijd blijven verkopers flexibel bij het bepalen van prijzen en kunnen ze bijvoorbeeld alsnog kortingen toepassen.

(Q)uote - Aanbod personaliseren

Tijdens het opstellen van een aanbieding is alle belangrijke informatie over het product en de prijs al beschikbaar, maar moet dit worden samengevat in een aantrekkelijk aanbod voor de klant. CPQ-software stelt u in staat om dit aanbod te personaliseren, zodat dit aansluit op bijvoorbeeld uw huisstijl en de taal van de klant. Daarnaast biedt het nog allerlei andere mogelijkheden tot personalisatie. 

Tot slot kunnen CPQ-systemen ook functies bevatten op het gebied van workflowmanagement. Hiermee bent u beter in staat om de processen binnen uw organisatie transparanter te maken en vereenvoudigt u de samenwerking binnen uw bedrijf.