Waarom back-ups van uw CRM-gegevens van cruciaal belang zijn

De veilige opslag van CRM-gegevens is van cruciaal belang. Waarom? Dat leest u hier.

Het CRM-systeem bewaart talloze belangrijke, privacygevoelige gegevens van en over uw klanten. Ze maken een cruciaal onderdeel uit van uw alledaagse bezigheden en moeten dus zo consistent mogelijk zijn. Mochten deze gegevens zelfs gedeeltelijk verloren gaan, dan heeft men zonder een goede back-up een groot (economisch) probleem. 

Back-ups van CRM-gegevens zijn daarom van cruciaal belang. Nu is het wel zo dat het complete verlies van alle data niet bepaald vaak voorkomt, maar een brand in de serverruimte is nooit volledig uit te sluiten. Het wordt daarom tevens aangeraden om een back-up op een andere of extra locatie op te slaan, maar daarover later meer. Laten we eerst een tweetal definities vaststellen.

Inhoudsopgave

• Wat is een CRM-systeem?
• Wat is een back-up dan precies?
• Documentatie van back-ups
  • De rol van het CRM-systeem
• Verschillende soorten back-ups
• Back-up strategieën
• Conclusie: back-ups zijn onmisbaar

Wat is een CRM-systeem?

Software ter ondersteuning van Customer Relationship Management (CRM) helpt bedrijven met het in kaart brengen en beheren van alle klantrelatieprocessen. Het doel is om van een eenmalige klant een vaste klant te maken. Het CRM-platform verzamelt daarom allerlei relevante gegevens en slaat deze op binnen een gecentraliseerde omgeving; hierdoor kunnen alle medewerkers er te allen tijde bij. Dit draagt niet alleen bij aan het verbeteren van de onderlinge samenwerking, maar zorgt ook voor belangrijke inzichten: welke processen kunnen we efficiënter inrichten?

De meeste bedrijven krijgen dagelijks te maken met een eindeloze hoeveelheid gegevensstromen. Maar zonder back-up, kan het zomaar zijn dat mensen per ongeluk gegevens kunnen verwijderen. Wanneer men wel over back-ups beschikt, dan kan men de data eenvoudig terughalen.

Wat is een back-up dan precies?

Een back-up, in het Nederlands ook wel bekend als reservekopie, omvat het kopiëren van data. Deze data wordt vervolgens op een andere locatie veilig opgeslagen, zodat ze in het geval van verlies teruggehaald kunnen worden. Het is een van de meest voorkomende maatregelen als het gaat om gegevensbescherming. 

Vroeger maakten we allemaal kopietjes van bestanden op een usb, tegenwoordig worden gegevens doorgaans in een externe, beveiligde omgeving opgeslagen. Hierdoor kan men te allen tijde terugvallen op deze externe locatie. Bedrijven zijn daarnaast wettelijk verplicht om hun data te kopiëren, en er zijn vervolgens ook regels die de duur van de opslag van bepaalde gegevens vaststellen. 

Documentatie van back-ups

De documentatie van een back-up is een niet te onderschatten onderdeel van het proces. Hier wordt namelijk onder andere vastgelegd waar de back-up is gemaakt, wat de bijbehorende maatregelen/protocollen zijn, en wordt de rol van betrokken medewerkers vastgesteld. Gegevens kunnen dus niet zomaar even opgeslagen worden; het is belangrijk dat het proces van A tot Z wordt vastgelegd. Zo kent iedereen zijn rol, mochten de reservekopieën teruggehaald moeten worden. 

De rol van het CRM-systeem

Binnen de CRM-omgeving worden alle belangrijke klantgegevens vastgelegd en het zijn natuurlijk deze gegevens waarvan kopieën gemaakt moeten worden. Sommige systemen maken standaard back-ups van de bewaarde data, maar in andere gevallen wordt dit opgelost via een add-on. Ook hier is documentatie heel belangrijk; persoonsgegevens mogen slechts voor bepaalde tijd bewaard worden, documentatie zorgt ervoor dat u kan aantonen dat u aan de geldende wet- en regelgeving voldoet. 

Verschillende soorten back-ups

We kunnen in principe drie verschillende soorten back-ups van elkaar onderscheiden. Laten we deze en diens kenmerken eens overzichtelijk op een rij zetten:

• Complete back-up: de naam zegt het al, hier worden alle beschikbare gegevens overgedragen naar een externe opslagplaats. Vanuit technisch oogpunt is dit bijzonder eenvoudig uit te voeren, maar men heeft hier wel bijzonder veel opslagcapaciteit voor nodig.
• Incrementele back-up: via deze methode bewaart het systeem alleen de meest recente gegevens. Wanneer een nieuwe versie van een bepaald document wordt opgeslagen, dan wordt alleen deze versie bewaard. Dit is qua techniek iets verfijnder, maar neemt wel minder ruimte in beslag dan een complete back-up.
• Differential back-up: een differentiële back-up is eigenlijk een middenweg tussen een complete en een incrementele back-up. Het slaat dus niet alles op, maar kopieert enkel de data die sinds de laatste volledige back-up zijn gewijzigd. 

Back-up strategieën

Los van de verschillende soorten back-ups, zijn er ook verschillende strategieën waarop men de back-ups kan baseren. 

• ‘First in, first out’: deze methode komt sommigen misschien wel bekend voor. Dat kan, want het is ook de strategie die op de versafdeling van supermarkten wordt toegepast. Het principe houdt in dat de oudste gegevens worden verwijderd, om plaats te maken voor de nieuwe. In het geval van back-ups is hier pas sprake van wanneer de opslagcapaciteit bereikt is. 
• Generatieprincipe: dit is de meest voorkomende strategie. Hier worden back-ups gecategoriseerd: de ene server maakt dagelijks een back-up, de ander doet dit wekelijks en tot slot maakt een ander medium een maandelijkse back-up. Hierdoor worden belangrijke klantgegevens extra veilig bewaard.

In veel gevallen denkt uw CRM-leverancier graag met u mee en hebben ze een aantal manieren om u zelf de regie over uw back-ups te geven. Zo kunt u bijvoorbeeld zelf inplannen met welke frequentie de reservekopieën gemaakt moeten worden. 

Conclusie: back-ups zijn onmisbaar

Back-ups zorgen ervoor dat u zorgeloos aan de slag kunt gaan met uw alledaagse bezigheden. Wanneer bepaalde gegevens kwijtraken of crashen, dan kan een back-up een levensredder zijn. Daarnaast zijn ze wettelijk verplicht en zorgen ze ervoor dat u uzelf te allen tijde kan verantwoorden. 

Wanneer u dus op zoek gaat naar een nieuw CRM-systeem, dan is het belangrijk om na te denken over de verschillende manieren waarop back-ups gemaakt kunnen worden. Wordt dit door de leverancier gedekt of moet men dit zelf doorvoeren? En weet uw personeel hoe dit werkt en welke rol van hen wordt verwacht? Deze vragen zijn misschien net zo belangrijk als de functionaliteiten en voordelen van het CRM-systeem zelf.